W programach do kosztorysowania rozróżnia się dane wejściowe (co ma być wykonane i w jakiej ilości) oraz wyniki obliczeń (wartości kosztów, zestawienia, podsumowania). Informacje o ilości materiałów potrzebnych do wykonania zadania są powiązane z konkretną pozycją kosztorysową/robotą, dlatego typowo wprowadza się je w miejscu, gdzie edytuje się parametry tej pozycji, czyli w sekcji odpowiadającej "szczegółom robót". Tam określa się m.in. obmiar, zakres i nakłady, które następnie wpływają na kalkulację kosztów.
Odpowiedź "W sekcji Podsumowanie" jest nieprawidłowa, ponieważ podsumowanie pełni funkcję raportu: zbiera wyniki (wartości, zestawienia) i nie powinno być miejscem wpisywania danych źródłowych. Wprowadzanie tam ilości grozi niespójnością kosztorysu i błędami w zestawieniach.
Odpowiedź "W sekcji Zasoby" jest myląca: zasoby w wielu programach oznaczają bazę materiałów/sprzętu/robocizny (nazwy, jednostki, ceny). To, ile danego zasobu zużywa konkretna robota, wynika z nakładów dla pozycji oraz z obmiaru, a nie z samej listy zasobów.
Odpowiedź "W sekcji Koszty pośrednie" także jest błędna: koszty pośrednie to zwykle narzuty (np. procentowe) doliczane do kosztów bezpośrednich. Nie opisują one zużycia materiałów w jednej pozycji.
W praktyce warto zapamiętać zasadę: ilości i obmiary wpisuje się przy pozycji, a nie w zestawieniach końcowych. Dzięki temu kosztorys jest spójny, a program może poprawnie przeliczyć koszty i wygenerować wiarygodne zestawienia materiałów.
