W przyjmowaniu akt do archiwum kluczowe jest, aby ewidencja odpowiadała stanowi faktycznemu. Rejestracja spisu akt (w odpowiednim wykazie) jest etapem porządkowania dokumentacji, ale sama rejestracja nie gwarantuje, że spis jest poprawny i że przekazany komplet akt rzeczywiście odpowiada zapisom.
Dlatego właściwą czynnością po zarejestrowaniu spisu jest kontrola zgodności akt z wpisem w spisie akt. W praktyce oznacza to porównanie przekazanych jednostek (teczek, tomów, segregatorów) z pozycjami spisu: czy liczba jednostek się zgadza, czy tytuły i daty skrajne są adekwatne, czy nie ma braków albo nadmiarów oraz czy oznaczenia (np. znaki sprawy/klasy) pozwalają jednoznacznie zidentyfikować dokumentację.
Odpowiedź "Przekazać akta do komórki organizacyjnej" jest nieprawidłowa, bo po przyjęciu do archiwum nie przekazuje się akt z powrotem "z automatu"; najpierw należy ustalić, czy wszystko jest zgodne i dopiero w razie rozbieżności wyjaśniać je z nadawcą/komórką.
Odpowiedź "Zniszczyć akta, które nie są zgodne ze spisem akt" jest błędna, ponieważ niszczenie dokumentacji (brakowanie) wymaga odrębnych przesłanek i procedury. Niezgodność ze spisem nie stanowi sama w sobie podstawy do zniszczenia — najpierw trzeba wyjaśnić rozbieżność i doprowadzić do prawidłowego udokumentowania przekazania.
Odpowiedź "Zmienić wpisy w spisie akt, aby były zgodne z dokumentami" także jest niewłaściwa jako automatyczna czynność, bo spis jest dokumentem przekazania i powinien odzwierciedlać ustalenia oraz stan przekazywany w sposób formalny. W razie niezgodności standardem jest wyjaśnienie i korekta w uzgodnionej procedurze, a nie jednostronne "dopasowywanie" spisu bez kontroli i ustaleń.
Dla egzaminu warto zapamiętać zasadę: najpierw ewidencjonujesz, potem weryfikujesz zgodność, dopiero później wykonujesz dalsze czynności porządkowe i magazynowe.
