Jeżeli podczas wydawania zapasów zauważysz, że jakość produktu nie odpowiada temu, co wynika z dokumentacji (np. opis w kartotece, specyfikacja, wymagany stan jakościowy), kluczowe jest zapewnienie identyfikowalności i śladu decyzyjnego. Dlatego poprawne działanie to sporządzenie dokumentacji różnic w stanie jakościowym – czyli zapisanie, na czym polega niezgodność, jakiego towaru dotyczy, w jakiej ilości i kiedy została wykryta.
Taki zapis jest potrzebny, bo:
- chroni odbiorcę/produkcję przed otrzymaniem towaru niezgodnego,
- umożliwia zablokowanie towaru do czasu decyzji (kwarantanna/odseparowanie),
- stanowi podstawę do reklamacji lub decyzji o dalszym postępowaniu,
- ogranicza ryzyko powtarzania się błędu (analiza przyczyn, działania korygujące).
Odpowiedź "Ignorować różnicę i wydać produkt" jest błędna, bo przenosi problem na kolejny etap łańcucha dostaw i zwykle kończy się zwrotem, reklamacją lub wstrzymaniem procesu u odbiorcy. Dodatkowo utrudnia ustalenie, kiedy i gdzie powstała niezgodność.
Odpowiedź "Odrzucić całą partię produktów" jest zbyt radykalna: jedna wykryta niezgodność nie musi oznaczać, że cała partia jest wadliwa. Najpierw potrzebna jest kwalifikacja i udokumentowanie odchyleń, a dopiero potem decyzja o zakresie blokady lub odrzutu.
Odpowiedź "Zwrócić produkt do dostawcy" może być jednym z dalszych kroków, ale nie jest pierwszym i automatycznym działaniem magazyniera przy wydaniu. Bez zapisu niezgodności trudno prawidłowo przeprowadzić reklamację i rozliczyć dostawę. Najpierw rejestrujesz rozbieżność, a następnie uruchamiasz procedurę (zgodnie z zasadami firmy) dotyczącą zwrotu, wymiany lub innego sposobu postępowania.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się "niezgodne z dokumentacją/jakością/ilością", najczęściej poprawna odpowiedź dotyczy udokumentowania niezgodności i zapewnienia podstaw do dalszych decyzji, a nie "działania na skróty".
