W archiwum zakładowym podstawową pomocą ewidencyjno-informacyjną są spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych z komórek organizacyjnych. To one potwierdzają, że dokumentacja została formalnie przejęta, w jakiej ilości i jakich jednostkach (np. teczkach), oraz pozwalają później identyfikować i odnajdywać przechowywane akta. W praktyce spis zdawczo-odbiorczy jest "punktem startowym" ewidencji tego, co archiwum zakładowe posiada.
Odpowiedź "karty udostępniania dokumentacji w archiwum" bywa myląca, bo udostępnianie jest częstą czynnością, ale taki rejestr nie opisuje zasobu jako całości—tylko przepływ (kto, kiedy i co wypożyczył). Jest więc narzędziem kontroli korzystania z akt, a nie podstawowym wykazem przejętej dokumentacji.
"Spisy akt wybrakowanych" odnoszą się do procesu brakowania, czyli eliminowania dokumentacji niearchiwalnej po upływie okresu przechowywania. Taki spis jest ważny, lecz dotyczy innego zadania niż ewidencja bieżącego zasobu przejętego do archiwum zakładowego.
"Spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego" nie są podstawową pomocą archiwum zakładowego, ponieważ opisują etap przekazania materiałów do innej instytucji. W archiwum zakładowym kluczowa jest ewidencja tego, co zostało przyjęte od komórek organizacyjnych i jest przechowywane na miejscu.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy podstawowej pomocy ewidencyjno-informacyjnej, zwykle chodzi o dokument, który rejestruje przejęcia akt do archiwum zakładowego, a nie udostępnianie, brakowanie czy przekazywanie na zewnątrz.
