Protokół uszkodzenia dokumentacji wypożyczonej z archiwum zakładowego służy do formalnego udokumentowania stanu akt w chwili zwrotu oraz do uruchomienia dalszych działań (np. zabezpieczenia, wyjaśnień, decyzji o naprawie, sporządzenia adnotacji w ewidencji). Taki protokół jest elementem obsługi procesu udostępniania, który w archiwum zakładowym prowadzi osoba odpowiedzialna za archiwum, czyli pracownik archiwum zakładowego.
Odpowiedź "pracownik archiwum zakładowego." jest poprawna, ponieważ to on prowadzi ewidencję udostępnień i zwrotów, weryfikuje kompletność oraz stan fizyczny dokumentacji i sporządza dokumentację wewnętrzną potwierdzającą ustalenia z kontroli zwrotu.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "osoba zwracająca dokumenty." — może zgłosić zauważone uszkodzenia i przekazać informacje, ale nie jest stroną odpowiedzialną za formalne dokumentowanie stanu zasobu archiwum; jej rola ma charakter użytkownika wypożyczonych akt.
- "osoba, która uszkodziła dokumentację." — nawet jeśli faktycznie spowodowała uszkodzenie, nie oznacza to, że sporządza dokument służbowy w imieniu archiwum; protokół powinien powstać w procedurze prowadzonej przez archiwum, a sprawstwo może być jedynie ustalane i opisywane.
- "kierownik komórki wypożyczającej dokumenty." — kierownik może odpowiadać organizacyjnie za pracę komórki, ale protokołowanie stanu zwróconych akt należy do czynności archiwum zakładowego; w praktyce kierownik może zostać poproszony o wyjaśnienia lub potwierdzenie ustaleń, jednak nie jest to tożsame ze sporządzeniem protokołu przez archiwum.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o dokumenty typu rewers, karta udostępnienia, protokół uszkodzenia zwykle rozstrzygające jest, kto prowadzi ewidencję i odpowiada za zasób — najczęściej archiwum zakładowe, a nie użytkownik dokumentacji.
