W systemie rozliczeń ZUS kluczowe jest ustalenie, jaką kategorią płatnika jest dana jednostka, ponieważ od tego zależy termin opłacenia składek. Dla przedsiębiorcy, który nie zatrudnia pracowników i opłaca składki wyłącznie za siebie, obowiązuje termin płatności przypadający 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który należne są składki.
Dlatego, jeśli składki dotyczą kwietnia 2025 r., to miesiącem następnym jest maj 2025 r., a graniczną datą jest 20.05.2025 r. Tę zasadę należy odróżniać od terminów dla innych płatników oraz od historycznego terminu obowiązującego przed zmianami wprowadzonymi od 2022 r.
- Odpowiedź "10.05.2025 r." jest błędna, ponieważ 10. dzień był kojarzony ze starszymi zasadami; obecnie dla przedsiębiorcy rozliczającego tylko siebie termin jest późniejszy.
- Odpowiedź "15.05.2025 r." jest błędna, bo 15. dzień miesiąca dotyczy innej grupy płatników (np. podmiotów posiadających osobowość prawną). Nie pasuje do opisu osoby fizycznej prowadzącej działalność i opłacającej składki wyłącznie za siebie.
- Odpowiedź "25.05.2025 r." jest błędna, ponieważ przepisy nie przewidują standardowego terminu 25. dnia. Termin nie jest "dowolnie późniejszy", lecz wynika wprost z reguły 20. dnia miesiąca.
W praktyce kadrowo-płacowej i księgowej ważne jest też, aby nie mylić daty zlecenia przelewu z datą wpływu środków na konto ZUS oraz pamiętać, że gdy ustawowy termin wypada w dzień wolny, przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Jednak w tym zadaniu wystarczy poprawnie wskazać ogólną regułę terminu dla przedsiębiorcy opłacającego składki tylko za siebie.
