Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (w tym dokumentów kadrowo-płacowych) zależy od daty nawiązania stosunku pracy. Po zmianach obowiązujących od 1 stycznia 2019 r. nie ma już jednej uniwersalnej wartości dla wszystkich pracowników.
Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. minimalny okres przechowywania jest bezwzględnie długi i wynosi 50 lat. W tej grupie nie stosuje się skrócenia do 10 lat, ponieważ dane potrzebne do odtworzenia historii zatrudnienia nie są w pełni dostępne w nowszych rejestrach w takim zakresie jak dla nowszych okresów.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe?
- "25 lat." – to zbyt krótko jak na wymóg archiwizacji dokumentacji pracowniczej dla tej grupy zatrudnionych; mogłoby uniemożliwić wykazanie okresów zatrudnienia i podstaw do świadczeń.
- "5 lat." – okres kojarzony z niektórymi dokumentami podatkowymi lub rachunkowymi, ale nie z minimalnym okresem przechowywania akt pracowniczych w opisywanym przypadku.
- "75 lat." – to wartość zawyżona; prawo określa minimum, a nie nakazuje aż tak długiego przechowywania. Pracodawca może przechowywać dłużej z powodów organizacyjnych, ale nie jest to minimalny obowiązek.
W praktyce w przedsiębiorstwie (także w agrobiznesie) warto prowadzić ewidencję dat zatrudnienia i rozwiązywania umów, aby prawidłowo przypisać właściwy okres archiwizacji. To ogranicza ryzyko błędów w kontroli oraz ułatwia planowanie archiwum (koszty, miejsce, digitalizacja).
