W rachunkowości kluczowe jest, czy jednostka ujmuje składnik majątku jako własne aktywo, czy jedynie go użytkuje na podstawie umowy. Umowa dzierżawy (podobnie jak typowy najem) oznacza, że jednostka uzyskuje prawo do korzystania z rzeczy, ale nie nabywa do niej prawa własności.
Dlatego samo "przyjęcie samochodu dostawczego do ewidencji" w takiej sytuacji powinno być rozumiane jako ujęcie obcego składnika majątku używanego przez jednostkę. W praktyce szkolnej i egzaminacyjnej najczęściej wskazuje się tu ewidencję pozabilansową obcych środków trwałych. Taki zapis pozwala kontrolować majątek wykorzystywany w działalności (np. na potrzeby inwentaryzacji i odpowiedzialności materialnej), bez sztucznego zawyżania aktywów bilansowych.
Typowe błędne kierunki rozumowania, które prowadzą do nieprawidłowych księgowań, to:
- Ujęcie samochodu jako własnego środka trwałego (np. przyjęcie na konto środków trwałych) – jest to nieadekwatne, jeśli jednostka nie stała się właścicielem i nie spełnia przesłanek ujęcia składnika jako swojego aktywa.
- Rozpoczęcie amortyzacji pojazdu w księgach jednostki – amortyzacja dotyczy składników ujętych jako aktywa (własnych lub ujętych w szczególny sposób), a nie typowo "obcych" rzeczy tylko używanych.
- Ujęcie jak zakupu (rozrachunki z dostawcą, faktura zakupu środka trwałego) – dzierżawa jest usługą polegającą na oddaniu rzeczy do używania za wynagrodzeniem, a nie nabyciem rzeczy.
Wniosek egzaminacyjny: jeśli w treści jest mowa o dzierżawie i "przyjęciu do ewidencji", a rzecz pozostaje cudza, najwłaściwsze jest wskazanie ewidencji pozabilansowej obcych środków trwałych, a nie przyjęcia do własnych środków trwałych.
