W zadaniach z dokumentacji administracyjnej kluczowe jest rozpoznanie celu i funkcji pisma. Prawidłowe jest rozpoznanie dokumentu jako zaświadczenia, jeżeli jego istotą jest urzędowe potwierdzenie określonego faktu albo stanu (np. potwierdzenie danych, które wynikają z ewidencji, rejestrów lub akt prowadzonych przez organ/jednostkę). Taki dokument jest kierowany do osoby zainteresowanej i służy jej do przedłożenia w innej sprawie.
Odróżnienie od pozostałych typów dokumentów opiera się na tym, co dokument "robi":
- Notatka służbowa ma zwykle charakter wewnętrzny. Służy pracownikom do odnotowania ustaleń, rozmów, informacji pomocniczych lub wykonanych czynności. Co do zasady nie jest pismem wydawanym "dla strony" jako urzędne potwierdzenie faktu.
- Sprawozdanie to opis działań, wyników lub przebiegu realizacji zadań (np. z wykonania planu, projektu, wydarzenia). Jego istotą jest relacja i podsumowanie, a nie formalne potwierdzanie stanu prawnego lub danych.
- Protokół dokumentuje przebieg konkretnej czynności/zdarzenia (np. kontroli, oględzin, posiedzenia, przyjęcia ustnych wyjaśnień). W protokole typowe jest odtworzenie przebiegu, uczestników, miejsca i czasu oraz ustaleń z czynności.
W praktyce egzaminacyjnej warto zwrócić uwagę na elementy wskazujące na potwierdzenie (sformułowania typu "zaświadcza się, że…", odniesienie do danych z ewidencji, cel przedstawienia dokumentu) oraz na to, czy pismo jest kierowane do klienta jako rezultat załatwienia wniosku. To odróżnia zaświadczenie od dokumentów, które przede wszystkim opisują (sprawozdanie), zapisują przebieg czynności (protokół) albo porządkują informacje wewnętrzne (notatka służbowa).
