Rozpoznanie dokumentu opiera się na funkcji ewidencyjnej oraz typowych elementach układu tabeli.
Odpowiedź "kartoteka magazynowa" jest właściwa, gdy dokument służy do prowadzenia ewidencji dla towaru (lub indeksu towarowego) i pokazuje ruch magazynowy: zapisy przyjęć i wydań oraz wynikający z nich stan/saldo. Taki dokument jest używany w magazynie do kontroli ilości (a czasem również wartości) zapasów oraz do weryfikacji, czy po każdym zdarzeniu magazynowym stan jest prawidłowy.
Dlaczego "rejestr zakupu VAT" jest błędny? Rejestr zakupu VAT dotyczy zakupów i podatku naliczonego. Typowo zawiera dane kontrahenta, numery i daty faktur, podstawy opodatkowania oraz kwoty VAT w stawkach. Nie jest dokumentem do wykazywania stanów magazynowych ani sald towaru.
Dlaczego "rejestr sprzedaży VAT" jest błędny? Rejestr sprzedaży VAT dotyczy podatku należnego od sprzedaży. Jego układ i pola są ukierunkowane na rozliczenie podatku (sprzedaż netto/brutto, stawki, kwoty VAT), a nie na ewidencję przychodów i rozchodów magazynowych konkretnego asortymentu.
Dlaczego "kartoteka dostaw" jest błędna? W praktyce dydaktycznej i egzaminacyjnej spotyka się różne zestawienia dostaw, ale nie jest to standardowa nazwa podstawowego dokumentu ewidencji stanów. Kluczowe jest to, że w kartotece magazynowej centralnym elementem jest stan po operacji, czyli saldo/stan magazynowy.
Wskazówka do egzaminu: jeśli widzisz kolumny odpowiadające logice "było – przyjęto – wydano – jest", myśl o kartotece magazynowej. Jeśli dominują pola fakturowe i podatkowe (stawki VAT, podstawa, kwota podatku), to są to rejestry VAT.
