Rozpoznanie rodzaju pisma handlowego opiera się przede wszystkim na intencji dokumentu (po co został wysłany) oraz na typowych elementach treści.
"Zapytanie ofertowe" jest pismem inicjującym proces zakupowy po stronie nabywcy. Jego celem jest uzyskanie od potencjalnego dostawcy informacji potrzebnych do wyboru najkorzystniejszej propozycji, np. o cenie, dostępności towaru, możliwym terminie realizacji, kosztach transportu czy warunkach płatności. W praktyce magazynowej i zakupowej zapytanie ofertowe poprzedza decyzję o zamówieniu i pomaga porównać kilku dostawców według tych samych kryteriów.
Odpowiedź "zamówienie" jest nieprawidłowa, gdy w piśmie nie ma jednoznacznego zlecenia zakupu (czyli deklaracji typu "zamawiam", "zlecam realizację", "proszę o realizację zamówienia" wraz z ustalonymi warunkami). Zamówienie zwykle precyzuje ilości, asortyment i stanowi podstawę do realizacji dostawy.
Odpowiedź "oferta handlowa" jest błędna, gdy pismo nie przedstawia propozycji sprzedaży od sprzedawcy (czyli warunków, na jakich sprzedawca zobowiązuje się sprzedać towar/usługę). Oferta jest odpowiedzią dostawcy na zapytanie albo działaniem inicjowanym przez sprzedawcę.
Odpowiedź "awizo" nie pasuje, jeżeli pismo nie informuje o konkretnej planowanej dostawie (np. dacie i godzinie przyjazdu, numerze pojazdu, ilości palet, numerach dokumentów). Awizo ma charakter logistyczny i służy organizacji przyjęcia na magazyn, a nie zbieraniu ofert.
Wskazówka egzaminacyjna: najpierw ustal, kto jest nadawcą i jaka jest rola pisma: prośba o warunki → zapytanie ofertowe; propozycja sprzedaży → oferta; zlecenie zakupu → zamówienie; informacja o nadchodzącej dostawie → awizo.
