W praktyce spedycyjno-transportowej rozróżnia się kilka podobnie brzmiących dokumentów, które pełnią jednak inne funkcje. Rozpoznanie ich po fragmencie formularza wymaga zwrócenia uwagi na to, kto jest stroną zobowiązania i jakiego typu czynność jest potwierdzana.
Odpowiedź "umowa przewozu" jest właściwa, gdy fragment wskazuje na zobowiązanie przewoźnika do wykonania przewozu (usługi transportowej) za wynagrodzeniem. Charakterystyczne są elementy takie jak: dane nadawcy i odbiorcy, dane przewoźnika, opis przesyłki/ładunku, miejsce i czas podstawienia/załadunku/rozładunku, warunki realizacji przewozu oraz ustalenia dotyczące odpowiedzialności i płatności.
"Umowa spedycji" dotyczy relacji z spedytorem, czyli podmiotem organizującym przewóz w imieniu zleceniodawcy. W takiej umowie nacisk zwykle pada na czynności organizacyjne, dobór przewoźnika, koordynację, a nie na samo wykonanie przewozu przez przewoźnika.
"Zlecenie spedycyjne" jest zazwyczaj dyspozycją dla spedytora do zorganizowania transportu (często ma formę formularza operacyjnego). Może zawierać podobne dane o ładunku i trasie, ale z perspektywy zlecenia usługi spedycyjnej, a nie zawarcia umowy bezpośrednio z przewoźnikiem na wykonanie przewozu.
"Instrukcja wysyłkowa" to dokument operacyjny opisujący, jak przygotować i wysłać towar (np. pakowanie, oznakowanie, wymagania dla dokumentów, sposób awizacji). Nie jest to umowa o wykonanie przewozu ani umowa o organizację przewozu, tylko instrukcja dla procesu wysyłki.
Na egzaminie warto ćwiczyć identyfikację:
- czy dokument "ustanawia usługę transportu" (przewóz),
- czy "zleca organizację" (spedycja),
- czy "opisuje czynności przygotowania i wysyłki" (instrukcja).
