W inwentaryzacji zapasów magazynowych kluczowe jest ustalenie stanu rzeczywistego (faktycznie znajdujących się w magazynie ilości). Gdy stosuje się metodę spisu z natury, pracownik (często w ramach zespołu spisowego) fizycznie liczy, waży lub mierzy zapasy i zapisuje wyniki w odpowiednim formularzu.
Dokumentem przeznaczonym do zapisu wyników liczenia jest arkusz spisu z natury. To on stanowi podstawę do późniejszego porównania stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym oraz do wyjaśniania ewentualnych różnic (niedoborów i nadwyżek).
Pozostałe propozycje nie pasują do czynności inwentaryzacyjnych:
- Dowód przychodu służy do dokumentowania operacji zwiększających stan magazynu (przyjęcie towaru), czyli bieżącego obrotu, a nie kontroli stanu faktycznego.
- Dowód rozchodu dotyczy operacji zmniejszających stan magazynu (wydanie/zużycie/sprzedaż) i również opisuje ruch towarów, a nie sam spis.
- Ilościowa kartoteka magazynowa jest elementem ewidencji (stanu księgowego/ewidencyjnego). W inwentaryzacji kartoteka może być punktem odniesienia do porównania, ale nie jest właściwym dokumentem do zapisu wyników spisu z natury.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawiają się słowa "inwentaryzacja", "spis", "stan faktyczny", najczęściej szukasz dokumentu spisowego (arkusza), a nie dokumentu obrotu (przychód/rozchód) ani narzędzia ewidencji bieżącej (kartoteka).
