Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia oraz karty badań i pomiarów są elementami kluczowej dokumentacji środowiska pracy. Zawierają informacje o tym, jakie czynniki występowały, w jakich warunkach oraz jakie były wyniki badań i pomiarów. Taka dokumentacja ma znaczenie długoterminowe, bo skutki narażenia (zwłaszcza na czynniki o działaniu przewlekłym) mogą ujawniać się po wielu latach.
Dlatego okres przechowywania tej dokumentacji jest liczony od daty ostatniego wpisu i wynosi 40 lat. To zapewnia możliwość:
- udokumentowania historii narażenia przy zmianach stanowisk lub pracodawców,
- wyjaśniania przyczyn problemów zdrowotnych i analizowania ekspozycji,
- okazania danych podczas kontroli oraz w postępowaniach związanych z oceną warunków pracy.
Pozostałe proponowane okresy są typowymi "pułapkami" testowymi:
- 20 lat – bywa kojarzone z innymi obszarami archiwizacji dokumentów, ale w przypadku rejestru czynników i kart pomiarowych jest zbyt krótkie, aby zapewnić pełną ciągłość danych o narażeniu.
- 10 lat – często występuje w różnych praktykach archiwizacyjnych, jednak dla dokumentacji narażenia w środowisku pracy nie oddaje potrzeby długiego horyzontu zdrowotnego.
- 50 lat – może wydawać się "bezpiecznym zawyżeniem", ale egzamin wymaga wskazania konkretnego, określonego okresu, a nie intuicyjnie najdłuższego.
W nauce do egzaminu pomaga skojarzenie: dokumentacja narażenia na czynniki szkodliwe jest archiwizowana "na pokolenie" – długo, bo ma wspierać analizę skutków zdrowotnych w czasie.
