W opisie materiałów archiwalnych dla dokumentacji elektronicznej kluczowe jest to, aby informacje pozwalały jednoznacznie zidentyfikować dokument oraz zapewniały możliwość jego prawidłowego odtworzenia (odczytu) po przekazaniu do archiwum. Z tego powodu standardowo wskazuje się metadane takie jak: tytuł (co to jest), autor/twórca (kto wytworzył), data utworzenia (kiedy powstało) oraz format pliku (w jakiej postaci cyfrowej zapisano).
Odpowiedź "Tytuł, autor, data utworzenia, format pliku" jest trafna, ponieważ format jest informacją techniczną o typie zapisu (np. tekst, grafika, skan), która ma znaczenie dla długotrwałego przechowywania oraz doboru narzędzi do odczytu. Bez tej informacji plik może być trudniejszy do zidentyfikowania lub odtworzenia w przyszłości.
Pozostałe propozycje zawierają elementy, które bywają przydatne, ale nie zastępują formatu jako podstawowego składnika opisu:
- "Rozmiar pliku" informuje o objętości danych, ale nie mówi, w jakim standardzie zapisano treść ani czym ją otworzyć. Może się też zmieniać po migracjach lub kompresji.
- "Zawartość pliku" miesza pojęcia: opis (metadane) nie powinien polegać na przepisywaniu treści. Treść jest w samym dokumencie, a opis ma ułatwiać wyszukiwanie i identyfikację bez analizy zawartości.
- "Rodzaj nośnika" dotyczy raczej fizycznego nośnika (np. dysk, płyta), co nie jest równoważne z formatem pliku. W praktyce nośnik może być zmieniany (kopie, migracje), a format pozostaje cechą samego pliku.
Na egzaminie warto pamiętać: opis = metadane identyfikujące, a nie parametry przypadkowe. Gdy w odpowiedziach pojawia się "format", zwykle wskazuje to na podejście archiwalne związane z trwałością i odtwarzalnością dokumentów elektronicznych.
