W korespondencji służbowej i urzędowej "pismo" traktuje się jako samodzielny dokument. W praktyce oznacza to, że właściwa treść pisma (nagłówek, adresat, treść zasadnicza, ewentualne stopki, podpis/oznaczenie osoby) przygotowywana jest w edytorze tekstu i przesyłana jako załącznik e-maila (często w formacie ułatwiającym odczyt i archiwizację, np. PDF). Dzięki temu odbiorca otrzymuje jednoznacznie wyodrębniony dokument, który można zapisać, przekazać dalej i dołączyć do akt.
Odpowiedź "W treści e-maila" bywa spotykana przy krótkich informacjach, ale w pytaniu chodzi o pismo urzędowe, czyli dokument o formalnej strukturze. W takiej sytuacji treść wiadomości e-mail jest raczej miejscem na zwięzłe wprowadzenie, np. informację, czego dotyczy wysyłka, jakie są załączniki i prośbę o potwierdzenie odbioru.
"W tytule e-maila" jest błędne, ponieważ temat powinien być krótki i informacyjny (ma ułatwić identyfikację sprawy), a nie zawierać pełną treść dokumentu. "W podpisie e-maila" także jest błędne: podpis służy do podania danych nadawcy (imię, nazwisko, stanowisko, telefon), ewentualnie klauzul/stopki, a nie do umieszczania treści pisma.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się sformułowanie "pismo" (a nie "wiadomość"), to najczęściej chodzi o dokument jako plik, natomiast e-mail jest kanałem przesyłu i krótką informacją towarzyszącą.
