Indeks w wielotomowej encyklopedii ma przede wszystkim ułatwiać odnajdywanie informacji. Czytelnicy szukają treści różnymi drogami: czasem pamiętają nazwisko autora, czasem kojarzą tytuł hasła, a często znają tylko temat (pojęcie, zagadnienie, nazwę zjawiska). Dlatego rozwiązanie obejmujące jednocześnie tytuły artykułów, nazwiska autorów i tematy artykułów jest najbardziej funkcjonalne jako narzędzie wyszukiwawcze.
Odpowiedź ograniczona do samych nazwisk autorów jest mało użyteczna, bo w encyklopediach użytkownik zwykle nie zaczyna poszukiwań od autora, a dodatkowo wielu autorów może pisać krótkie hasła, co utrudnia trafienie w potrzebny artykuł.
Wariant oparty wyłącznie o tytuły artykułów przypomina spis haseł, ale nie wspiera wyszukiwania wtedy, gdy czytelnik zna jedynie temat, synonim albo szersze pojęcie. Brakuje też drugiej ścieżki dotarcia do treści.
Połączenie "tytuły artykułów i nazwiska autorów" daje dwa kryteria, ale nadal pomija perspektywę rzeczową (tematy/pojęcia), która jest kluczowa w pracy informacyjno-bibliograficznej. Tematy haseł działają jak indeks rzeczowy: pozwalają zebrać rozproszone informacje i wskazać czytelnikowi właściwe miejsca w encyklopedii.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy "najbardziej użytecznego" narzędzia wyszukiwawczego, wybieraj rozwiązanie, które zapewnia wiele niezależnych dróg wyszukiwania (osobową, tytułową i rzeczową), a nie tylko jedną.
