Wysyłanie korespondencji służbowej z danymi osobowymi (np. imię, nazwisko, adres, dane klienta/kontrahenta) jest formą przetwarzania danych, więc wymaga zastosowania środków, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa. RODO wskazuje w art. 32, że należy dobierać środki techniczne i organizacyjne adekwatnie do ryzyka; wśród przykładowych metod pojawia się m.in. szyfrowanie.
Odpowiedź "Zabezpiecz dokument hasłem i poinformuj o nim tylko odbiorcę" jest poprawna, bo w praktyce biznesowej zabezpieczenie pliku hasłem (PDF/Word/Excel/archiwum) powoduje, że załącznik staje się nieczytelny bez klucza. To realnie ogranicza skutki pomyłki (np. wysyłki na błędny adres) lub przechwycenia wiadomości.
Ważna praktyczna zasada: hasło powinno być przekazane odrębnym kanałem (telefon, SMS, bezpieczny komunikator), a nie w tym samym e-mailu z załącznikiem. W przeciwnym razie ochrona traci sens, bo osoba, która przechwyci e-mail, może przejąć również hasło.
- "Nie musisz ich zabezpieczać, ponieważ są one publicznie dostępne" – to błędne rozumowanie. Nawet jeśli pewne informacje da się znaleźć publicznie, nie oznacza to, że można je swobodnie przesyłać bez zabezpieczeń i kontroli dostępu.
- "Zaszyfruj dane osobowe za pomocą algorytmu szyfrowania" – jest zbyt ogólne i nie wskazuje praktycznego działania. W realiach korespondencji służbowej najczęściej realizuje się to właśnie przez ochronę pliku hasłem, czyli wdrożenie szyfrowania w narzędziu użytkowym.
- "Wystarczy, że nie podasz pełnych danych osobowych" – to nie daje gwarancji bezpieczeństwa. Częściowe dane nadal mogą pozwalać na identyfikację osoby (zwłaszcza w połączeniu z innymi informacjami w dokumentach spedycyjnych).
Egzaminacyjna wskazówka: w pytaniach o bezpieczeństwo korespondencji wybieraj rozwiązania, które są konkretne, wykonalne i minimalizują ryzyko dostępu osób nieuprawnionych, np. hasło do pliku + przekazanie hasła tylko odbiorcy.
