Spis teczek akt jest narzędziem ewidencyjnym: ma umożliwiać kontrolę kompletności dokumentacji, wyszukiwanie właściwej teczki oraz zarządzanie okresem przechowywania. Z tego powodu w spisie powinny znaleźć się dane, które pełnią różne funkcje.
- Numer porządkowy porządkuje pozycje w spisie i pozwala szybko sprawdzić, czy żadna teczka nie została pominięta (np. przy przekazywaniu lub kontroli). Brak numeru utrudnia weryfikację ciągłości i powoływanie się na konkretne pozycje.
- Tytuł aktu/teczki opisuje zawartość merytoryczną. Bez tytułu spis nie spełnia podstawowej roli informacyjnej i wyszukiwawczej.
- Data powstania (w praktyce często ujmowana jako datowanie, np. lata) pozwala odróżnić teczki o podobnych tytułach z różnych okresów. Ułatwia też ustalenie, czy dokumentacja dotyczy właściwego przedziału czasu.
- Czas przechowywania jest kluczowy dla retencji: wskazuje, jak długo teczka powinna być przechowywana i kiedy może podlegać dalszym czynnościom (np. brakowaniu lub przekazaniu). Pominięcie tej informacji powoduje, że spis traci walor zarządczy.
Pozostałe odpowiedzi są niepełne, bo każda z nich pomija istotny element funkcjonalny spisu: wariant bez numeru porządkowego osłabia ewidencję i kontrolę kompletności, a wariant bez czasu przechowywania nie pozwala planować retencji. Najkrótszy wariant ogranicza się do minimum opisowego, które zwykle nie wystarcza do pracy archiwalnej w organizacji.
Wskazówka egzaminacyjna: jeżeli pytanie dotyczy spisu, szukaj zestawu pól, który obejmuje zarówno identyfikację jednostki (porządek + opis + datowanie), jak i informację o przechowywaniu (retencja).
