W inwentaryzacji porównuje się stan w systemie (ewidencyjny) ze stanem rzeczywistym. Różnica między nimi to różnica inwentaryzacyjna, którą trzeba zidentyfikować i zgłosić do dalszego wyjaśnienia/rozliczenia zgodnie z procedurami jednostki.
Dla pozycji "Markery" w systemie widnieje 20 szt., a faktycznie jest 22 szt. Oznacza to, że stan rzeczywisty jest większy od ewidencyjnego, czyli występuje nadwyżka. Dla "Długopisy" w systemie jest 30 szt., a faktycznie 28 szt., więc stan rzeczywisty jest mniejszy od ewidencyjnego, czyli występuje niedobór. "Notesy" mają 15 i 15, więc nie ma różnicy.
Dlatego poprawne działanie to zgłoszenie nadwyżki markerów oraz niedoboru długopisów. Taki krok pozwala:
- uruchomić wyjaśnienie przyczyn (np. błędne przyjęcie/wydanie, pomyłka w zapisach, przesunięcia),
- dokonać korekt ewidencyjnych po zatwierdzeniu rozliczenia,
- zachować ślad kontrolny i rzetelność dokumentacji.
Odpowiedź "Zignorować różnice i kontynuować inwentaryzację" jest nieprawidłowa, bo różnice są wynikiem spisu i powinny zostać ujęte w wynikach oraz przekazane do rozliczenia. Odpowiedź "Przerwać inwentaryzację i poszukać brakujących długopisów" jest zbyt impulsywna: inwentaryzacja polega na ustaleniu stanu i wykazaniu różnic, a wyjaśnianie przyczyn zwykle następuje w kolejnym etapie. Odpowiedź "Zgłosić nadwyżkę markerów i przerwać inwentaryzację" pomija niedobór długopisów i wprowadza nieuzasadnione przerwanie spisu.
Na egzaminie warto pamiętać prostą regułę: więcej w rzeczywistości niż w systemie = nadwyżka, a mniej w rzeczywistości niż w systemie = niedobór.
