Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA1 - CZERWIEC 2023



PYTANIE NR 6.
Referent w urzędzie gminy zarejestrował na formularzu Spis spraw w 2023 r., pod numerem 24, wezwanie do zapłaty podatku. Symbol klasyfikacyjny tej sprawy w wykazie akt 3120, oznaczenie komórki organizacyjnej FP. Jaki znak powinna otrzymać zarejestrowana sprawa?
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Znak sprawy tworzy się z 4 elementów rozdzielonych wyłącznie kropkami: oznaczenia komórki, symbolu klasyfikacyjnego, kolejnego numeru ze spisu spraw oraz czterocyfrowego roku rozpoczęcia. Dla danych: FP, 3120, 24 i 2023 poprawny zapis to FP.3120.24.2023.

Pełne wyjaśnienie:

Znak sprawy jest stałą cechą identyfikującą całość akt danej sprawy w systemie bezdziennikowym. Aby był jednoznaczny, ma ustaloną budowę: cztery elementy zapisane w określonej kolejności i oddzielone kropkami.

W tym przypadku podano:

  • oznaczenie komórki organizacyjnej: FP,
  • symbol klasyfikacyjny z wykazu akt: 3120,
  • kolejny numer sprawy ze spisu spraw: 24,
  • rok rozpoczęcia sprawy: 2023.

Po połączeniu tych danych zgodnie z zasadą "komórka.symbol.numer.rok" otrzymujemy: FP.3120.24.2023. Taki znak należy umieszczać na wszystkich dokumentach dotyczących tej samej sprawy, ponieważ pozostaje on stały przez cały cykl jej prowadzenia.

Dlaczego pozostałe propozycje są błędne?

  • 3120.24.2023 – pomija oznaczenie komórki organizacyjnej, więc nie wskazuje, która część urzędu prowadzi sprawę.
  • 3120/24/2023 – używa ukośników, a separator w znaku sprawy powinien być jednolity (kropki); dodatkowo nadal brakuje oznaczenia komórki.
  • FP-3120-24/2023 – miesza myślniki i ukośnik, co jest typowym przeniesieniem nawyków z innych numeracji (np. umów), ale nie odpowiada zasadom znaku sprawy.

Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawiają się myślniki "-" lub ukośniki "/", to bardzo często są to dystraktory. W znaku sprawy standardowo rozdzielasz elementy kropkami i pilnujesz kompletności wszystkich czterech części.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest znak sprawy w urzędzie?
Znak sprawy to stałe oznaczenie identyfikujące całość akt jednej sprawy. Pozwala ustalić, która komórka ją prowadzi, jakiej klasy z wykazu akt dotyczy, jaki ma numer w spisie spraw i w jakim roku została rozpoczęta.
Jakie elementy składają się na znak sprawy?
Znak sprawy składa się z czterech części: oznaczenia komórki organizacyjnej, symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, kolejnego numeru sprawy ze spisu spraw oraz czterocyfrowego roku. Elementy zapisuje się w tej kolejności.
Jakim znakiem oddziela się elementy znaku sprawy?
Elementy znaku sprawy oddziela się kropkami. Stosowanie ukośników "/" lub myślników "-" jest typowym błędem, bo prowadzi do niejednolitego zapisu i utrudnia identyfikację sprawy w rejestrach oraz w systemach EZD.
Dlaczego nie wolno stosować ukośnika w znaku sprawy?
Ukośnik "/" bywa używany w innych numeracjach (np. umów), ale znak sprawy ma format oparty na kropkach. Mieszanie separatorów powoduje, że znak nie odpowiada przyjętym zasadom ewidencji i może zostać błędnie odczytany lub wyszukany w spisie spraw.
Jak odróżnić numer sprawy od numeru pisma?
Numer sprawy to kolejna pozycja w spisie spraw (np. 24. sprawa w danym roku). Numer pisma dotyczy pojedynczego dokumentu (wpływu lub wysyłki) w ramach tej sprawy. Jedna sprawa może mieć wiele pism, ale jeden znak sprawy.
Kiedy zmienia się znak sprawy w trakcie prowadzenia sprawy?
Zasadniczo znak sprawy pozostaje stały przez cały czas prowadzenia sprawy i obejmuje wszystkie dokumenty w jej aktach. Zmiana znaku w trakcie jest wyjątkiem i nie wynika z samego faktu wpływu kolejnych pism; co do zasady zachowuje się ten sam znak.
Jak poprawnie zapisać znak sprawy dla FP, 3120, 24, 2023?
Stosujesz schemat: komórka.symbol.numer.rok. Dla danych FP, 3120, 24 i 2023 otrzymujesz: FP.3120.24.2023. To pełny znak zawierający wszystkie wymagane elementy we właściwej kolejności.
Jakie są najczęstsze błędy przy nadawaniu znaku sprawy?
Najczęściej: (1) użycie "/" lub "-" zamiast kropek, (2) pominięcie oznaczenia komórki, (3) przestawienie kolejności elementów (np. rok w innym miejscu), (4) mylenie numeru sprawy z numerem pisma.
Gdzie w praktyce wpisuje się znak sprawy?
Znak sprawy wpisuje się w rejestrze/spisie spraw podczas rejestracji, a następnie nanosi na dokumenty w toku załatwiania sprawy (np. na pismach wychodzących, notatkach, dekretacjach). Dzięki temu komplet akt można łatwo skojarzyć i uporządkować.
Czy znak sprawy zależy od jednolitego rzeczowego wykazu akt?
Tak. Jednym z elementów znaku jest symbol klasyfikacyjny przypisany sprawie w wykazie akt (np. 3120). To właśnie ten symbol wskazuje, do jakiej klasy rzeczowej należy sprawa i w jakiej teczce akt powinna być gromadzona.
info

Statystycznie 59% uczniów zna prawidłową odpowiedź. średnie

W praktyce zawodowej kluczowe jest to, że znak sprawy tworzy się z 4 elementów rozdzielonych wyłącznie kropkami: oznaczenia komórki, symbolu klasyfikacyjnego, kolejnego numeru ze spisu spraw oraz czterocyfrowego roku rozpoczęcia.

Źródła:

  • [ISAP] https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20110140067/O/D20110067.pdf

Materiały:

  • Tekst rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej – część dotycząca znaku sprawy i spisu spraw
  • Przykładowe ćwiczenia z nadawania znaków spraw dla różnych komórek i klas z wykazu akt
  • Materiały szkoleniowe z kancelarii urzędu (procedury obiegu dokumentów i rejestracji spraw)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego