Opis w pytaniu mówi o rejestrowaniu i potwierdzaniu odbioru pism w dwóch odrębnych księgach: księdze pism przychodzących oraz księdze pism wychodzących. Taki sposób ewidencjonowania korespondencji jest charakterystyczny dla systemu kancelaryjnego dwudziennikowego, czyli takiego, w którym prowadzi się dwa dzienniki/księgi – osobno dla wpływów i osobno dla wysyłek.
Odpowiedź "bezdziennikowego" nie pasuje, ponieważ w systemie bezdziennikowym nie opiera się obiegu na klasycznym dzienniku korespondencyjnym; rejestracja ma inną organizację (np. w oparciu o sprawy/teczki), więc wskazanie dwóch ksiąg korespondencyjnych jest z tym sprzeczne.
Odpowiedź "mieszanego" jest myląca: "mieszany" oznacza łączenie rozwiązań z różnych systemów (np. częściowo rejestrowanie), a nie prostą cechę "są dwie księgi". Sam fakt istnienia księgi przychodzących i wychodzących wskazuje na model dwudziennikowy, a nie na hybrydę.
Odpowiedź "jednodziennikowego" odpada, bo w takim podejściu ewidencję korespondencji prowadzi się w jednym rejestrze/dzienniku, obejmującym zarówno wpływy, jak i wysyłki. W pytaniu wyraźnie rozdzielono dwa rejestry, więc właściwe jest rozpoznanie systemu opartego na dwóch księgach.
W praktyce (także w organizacjach związanych z logistyką) poprawne rozróżnienie sposobu rejestracji korespondencji ułatwia kontrolę obiegu dokumentów, ustalanie terminów oraz odtwarzanie historii spraw i wysyłek.
