W kancelarii (sekretariacie) jednym z kluczowych zadań jest ewidencjonowanie korespondencji, czyli takie jej rejestrowanie, aby dało się później szybko ustalić m.in. datę wpływu, nadawcę, znak sprawy oraz informacje o wysyłce.
Określenie "rejestrowanie w oddzielnych księgach korespondencyjnych pism otrzymanych i wysyłanych" oznacza, że prowadzi się dwa niezależne rejestry: jeden dla korespondencji przychodzącej, drugi dla wychodzącej. Taka cecha jest typowa dla odpowiedzi "dwudziennikowym".
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują do opisu?
- "bezdziennikowym" sugeruje brak prowadzenia dziennika/księgi korespondencyjnej jako podstawowego rejestru – to stoi w sprzeczności z treścią, która wprost mówi o rejestrowaniu w księgach.
- "mieszanym" to określenie wskazujące na łączenie rozwiązań, a w pytaniu podano jednoznaczną zasadę: rozdział na dwa odrębne rejestry (wpływy i wysyłki), bez elementu "łączenia" w jednym rejestrze.
- "jednodziennikowym" odnosi się do ewidencji prowadzonej w jednym dzienniku, natomiast pytanie mówi o oddzielnych księgach dla dwóch rodzajów korespondencji, więc nie jest to jedna księga.
W praktyce biurowej warto zapamiętać, że sposób ewidencji wpływa na szybkość wyszukiwania dokumentów i kontrolę obiegu pism. Na egzaminie zwracaj uwagę na słowa-klucze typu: "jeden dziennik", "oddzielne księgi", "brak dziennika" – to zwykle naprowadza na właściwą nazwę systemu.
