W typowej obsłudze klienta w biurze (np. w kancelarii/sekretariacie) pierwszym krokiem po otrzymaniu pisma jest przyjęcie wniosku oraz jego wstępna kontrola formalna. Oznacza to sprawdzenie, czy pismo spełnia podstawowe wymagania (np. czy jest podpisane, czy zawiera dane wnioskodawcy, czy dołączono wymagane załączniki, czy wskazano żądanie).
Jeżeli wniosek ma braki formalne, standardowym działaniem w postępowaniu administracyjnym jest wezwanie do uzupełnienia braków w wyznaczonym terminie. W praktyce administracyjnej często spotyka się termin 7 dni jako termin na dokonanie uzupełnienia po wezwaniu. Sens tej czynności jest prosty: zanim sprawa zostanie rozpatrzona merytorycznie, dokument musi nadawać się do procedowania.
Dlatego odpowiedź "Przyjąć wniosek i sprawdzić jego kompletność w ciągu 7 dni." najlepiej oddaje kolejność działań: najpierw przyjęcie i kontrola formalna.
- Odpowiedź "Odrzucić wniosek, jeśli nie jest on kompletny." jest błędna jako ogólna zasada, bo typowym mechanizmem jest danie stronie szansy uzupełnienia braków, a nie natychmiastowe odrzucenie.
- Odpowiedź "Przyjąć wniosek i niezwłocznie go rozpatrzyć." pomija etap sprawdzenia kompletności i traktuje każdy wniosek jak gotowy do decyzji od razu, co w praktyce jest ryzykowne.
- Odpowiedź "Przyjąć wniosek i rozpatrzyć go w ciągu 30 dni." odnosi się do ogólnych terminów załatwiania spraw, ale pytanie akcentuje czynności na etapie wpływu wniosku i jego kompletności, więc miesza dwa różne poziomy: kontrolę formalną i merytoryczne rozpatrzenie.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się "kompletność wniosku", myśl o kontroli formalnej i procedurze uzupełnień; gdy pojawia się "rozpatrzyć/załatwić sprawę", wtedy dopiero rozważaj terminy merytorycznego zakończenia postępowania.
