Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - TEST WIEDZY NR 5



PYTANIE NR 7.
Rozważ następującą tabelę zawierającą informacje o dokumentach w archiwum:
Numer dokumentu Data utworzenia Termin przechowywania
1 2010-05-07 10 lat
2 2012-07-12 5 lat
3 2015-02-20 10 lat
Przy założeniu, że aktualna data to 1 czerwca 2021 roku, który dokument z terminem przechowywania 10 lat powinien zostać usunięty zgodnie z normatywem kancelaryjno-archiwalnym?
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Przy dacie odniesienia 1.06.2021 należy sprawdzić, czy upłynął okres 10 lat.
Dokument utworzony w 2010 r. z terminem "10 lat" ma upływ terminu po 2020 r., więc w 2021 r. kwalifikuje się do usunięcia. Dokument z 2015 r. osiągnie 10 lat dopiero po 2025 r., więc jeszcze nie.

Pełne wyjaśnienie:

W archiwum zakładowym decyzja o wytypowaniu dokumentacji do usunięcia (brakowania) zawsze wymaga daty odniesienia, czyli momentu, na który oceniamy, czy termin przechowywania już upłynął. W zadaniu przyjęto, że "dziś" to 1 czerwca 2021 r. oraz że rozpatrujemy wyłącznie dokumenty z terminem 10 lat.

Dla takiego terminu wykonujemy proste porównanie: rok utworzenia + 10 lat. Jeśli wynik jest mniejszy od roku daty odniesienia (lub termin już minął), dokument można zakwalifikować do usunięcia zgodnie z normatywem (z zastrzeżeniem, że w praktyce brakowanie odbywa się w formalnej procedurze, a nie "od ręki").

  • Dokument numer 1: utworzony w 2010 r., termin 10 lat → upływ po 2020 r. Zatem w 2021 r. termin jest już przekroczony, więc dokument spełnia warunek zadania.
  • Dokument numer 3: utworzony w 2015 r., termin 10 lat → upływ po 2025 r. W 2021 r. termin jeszcze nie upłynął, więc nie powinien być usuwany.

Pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe z następujących powodów:

  • Odpowiedź "Dokument numer 2" nie spełnia warunku pytania, bo ma termin przechowywania 5 lat, a nie 10 lat (to częsty błąd: wybór dokumentu "najstarszego" lub "najbardziej przeterminowanego", mimo że pytanie ogranicza zakres).
  • Odpowiedź "Dokument numer 3" jest błędna, bo dla terminu 10 lat w 2021 r. nie nastąpił jeszcze upływ okresu przechowywania.
  • Odpowiedź "Żaden z dokumentów nie powinien zostać usunięty" jest błędna, ponieważ dokument z 2010 r. z terminem 10 lat ma już przekroczony okres przechowywania względem wskazanej daty odniesienia.

W przygotowaniu do egzaminu warto zapamiętać zasadę: bez daty odniesienia nie da się rzetelnie wskazać dokumentów "po terminie", a w praktyce dodatkowo trzeba pamiętać o regułach liczenia terminów oraz o formalnej procedurze brakowania.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest termin przechowywania dokumentów w archiwum zakładowym?
Termin przechowywania to minimalny czas, przez jaki dokumentacja ma być przechowywana zgodnie z JRWA i normatywem kancelaryjno-archiwalnym. Po jego upływie dokumentacja niearchiwalna (zwykle kategoria B) może zostać przeznaczona do brakowania, a materiały archiwalne (kategoria A) zachowuje się trwale.
Dlaczego w zadaniach trzeba podać datę odniesienia przy brakowaniu?
Bez daty odniesienia nie da się jednoznacznie ustalić, czy termin przechowywania już upłynął. Ten sam dokument może być "przed terminem" w jednym roku, a "po terminie" w innym. Dlatego w praktyce i na egzaminie zawsze porównuje się termin z konkretną datą (np. 1.06.2021).
Jak obliczyć, czy dokument z terminem 10 lat jest już po terminie?
Najprościej: weź rok utworzenia (albo rok zakończenia sprawy, jeśli to podano) i dodaj 10 lat, a następnie porównaj z datą odniesienia. Jeśli data odniesienia jest późniejsza niż moment upływu, dokument spełnia warunek "po terminie". Na egzaminie zwróć uwagę, od jakiej daty masz liczyć.
Kiedy dokument z 2015 roku i terminem 10 lat może być uznany za przeterminowany?
Przy uproszczonym liczeniu "rok + liczba lat" dokument utworzony w 2015 r. osiąga 10 lat po 2025 r., więc w 2021 r. nie jest jeszcze po terminie. W praktyce jednostka stosuje zasady z instrukcji kancelaryjnej (często liczenie od końca roku), dlatego zawsze czytaj, jak zadanie definiuje sposób liczenia.
Czy brakowanie dokumentów można przeprowadzić bez żadnych formalności?
Nie. Brakowanie to proces formalny: przygotowuje się spisy dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, uzyskuje wymaganą zgodę właściwego archiwum państwowego, a następnie dokumentuje zniszczenie (np. protokołem). Na egzaminie zwykle bada się rozpoznanie, które akta kwalifikują się do procesu, a nie wykonanie go "od razu".
Co oznacza skrót JRWA w pracy technika archiwisty?
JRWA to jednolity rzeczowy wykaz akt. To podstawowe narzędzie kancelaryjno-archiwalne, które porządkuje sprawy i przypisuje im klasy oraz kategorie archiwalne wraz z okresami przechowywania. W praktyce archiwista sprawdza w JRWA, jak długo przechowywać akta danej sprawy.
Jakie są najczęstsze błędy przy liczeniu terminów przechowywania na egzaminie?
Najczęściej: brak daty odniesienia w rozumowaniu, mylenie daty utworzenia z datą zakończenia sprawy, liczenie "od początku roku" zamiast zgodnie z zasadą z instrukcji, oraz ignorowanie warunku z pytania (np. wskazanie dokumentu z innym terminem niż podany w treści).
Czy dokument z terminem 5 lat zawsze usuwa się szybciej niż dokument z terminem 10 lat?
Zwykle tak, ale tylko przy porównaniu dokumentów z podobnego okresu i przy poprawnym liczeniu. Dokument z 5-letnim terminem utworzony później może mieć upływ terminu w podobnym czasie jak starszy dokument z terminem 10 lat. Dlatego trzeba przeliczyć każdy przypadek i odnieść go do daty oceny.
Jak rozpoznać, że pytanie jest niejednoznaczne w temacie brakowania?
Alarmem jest brak informacji "na jaki dzień" dokonujesz oceny albo brak danych, od kiedy liczyć okres przechowywania. Jeśli w treści nie ma daty odniesienia, a odpowiedzi zależą od momentu oceny, pytanie może mieć więcej niż jedną poprawną odpowiedź. Na egzaminie szukaj zawsze warunków doprecyzowujących.
Jak przygotować się do zadań o brakowaniu dokumentów w EKA.2?
Ćwicz na krótkich tabelach: data dokumentu, termin przechowywania, data odniesienia. Naucz się też słownictwa: JRWA, kategoria A/B, brakowanie, archiwum zakładowe. Dodatkowo zapamiętaj, że w praktyce brakowanie wymaga procedury i zgód, więc pytania często sprawdzają zarówno obliczenie terminu, jak i świadomość formalności.
info

To pytanie poprawnie rozwiązuje 44% zdających egzamin. trudne

W praktyce zawodowej kluczowe jest to, że przy dacie odniesienia 1.06.2021 należy sprawdzić, czy upłynął okres 10 lat.Dokument utworzony w 2010 r. z terminem "10 lat" ma upływ terminu po 2020 r., więc w 2021 r. kwalifikuje się do usunięcia.

Źródła:

  • Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (tekst jednolity: Dz.U. 2020 poz. 164).
  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67).

Materiały:

  • Instrukcja kancelaryjna i instrukcja archiwalna obowiązująca w jednostce (wdrożona na podstawie przepisów powszechnych)
  • Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) – ćwiczenia z doboru kategorii i terminów
  • Materiały szkoleniowe NDAP/archiwów państwowych dotyczące brakowania (procedura, spisy, protokoły)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 03.04.2026



Aktualizacja pytania: 03.04.2026
📡 Brak połączenia internetowego