W archiwistyce kluczowe jest rozróżnienie między opracowaniem i ewidencją a kontrolą zgodności. Pytanie opisuje sytuację, w której pracownik archiwum sprawdza, czy rzeczywista liczba jednostek archiwalnych (fizycznie obecnych w magazynie) zgadza się z tym, co wynika z dokumentacji ewidencyjnej (np. spisów, wykazów, innych środków ewidencyjnych). Taka czynność ma charakter kontrolny i w terminologii archiwalnej nazywa się skontrum.
Odpowiedź "skontrum." jest poprawna, bo oddaje istotę procesu: porównanie stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym w celu wykrycia braków, niezgodności, dubletów, błędów oznaczeń czy nieprawidłowego rozmieszczenia akt. To działanie jest typowe przy okresowych kontrolach zasobu, porządkowaniu archiwum albo przygotowaniu do przekazania materiałów.
Pozostałe propozycje są błędne, bo oznaczają inne czynności:
- "inwentaryzacją." – kojarzy się z liczeniem i spisywaniem, ale w archiwistyce (i ogólnie w organizacji zasobów) częściej odnosi się do sporządzania/aktualizowania wykazów i porządkowania informacji o zasobie. Sama definicja z pytania akcentuje kontrolę przez porównanie z ewidencją, czyli skontrum.
- "indeksowaniem." – to czynność informacyjna: tworzenie indeksów, haseł, punktów dostępu, ułatwianie wyszukiwania. Nie polega na fizycznym porównaniu stanu z ewidencją.
- "kolacjonowaniem." – termin może kojarzyć się ze sprawdzaniem zgodności (np. tekstów), ale nie jest standardową nazwą opisanej kontroli stanu liczbowego zasobu w praktyce archiwalnej.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się zestaw słów "fizycznie" + "porównanie z ewidencją", zwykle chodzi o czynność kontrolną (skontrum), a nie o opracowanie informacyjne (indeksy) ani o tworzenie narzędzi ewidencyjnych.
