W systemie tradycyjnym spis spraw jest narzędziem ewidencjonowania spraw prowadzonych w danej komórce organizacyjnej w określonym okresie (najczęściej roku). Konstrukcyjnie da się w nim wyróżnić:
- część wspólną dla całego spisu (nagłówek/identyfikacja spisu),
- część tabelaryczną, gdzie każda linia dotyczy jednej sprawy (wpis sprawy).
W części wspólnej umieszcza się informacje identyfikujące sam spis, czyli dane, które nie zmieniają się z wpisu na wpis. Z tego powodu logicznie należą tam m.in. oznaczenie komórki organizacyjnej oraz elementy wynikające z przyjętego wykazu akt (np. symbol i hasło klasyfikacyjne), bo to one definiują, jakiego rodzaju dokumentację obejmuje dany spis/teczka.
Natomiast dane referenta prowadzącego sprawę odnoszą się do konkretnej sprawy (osoby odpowiedzialnej za jej prowadzenie) i mogą się zmieniać między sprawami. Dlatego nie są elementem "części wspólnej całego spisu", tylko co najwyżej informacją powiązaną z pojedynczym wpisem sprawy lub z obiegiem/odpowiedzialnością w ramach danej sprawy.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują? Informacje typu "hasło klasyfikacyjne z wykazu akt" oraz "symbol klasyfikacyjny z wykazu akt" są bezpośrednio związane z klasyfikacją dokumentacji i identyfikacją spisu/teczki, więc typowo występują w danych wspólnych. "Oznaczenie komórki organizacyjnej" także opisuje, kto prowadzi spis, więc również należy do części identyfikacyjnej.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie rozróżnia "część wspólną" i "część dotyczącą wpisów", wybieraj jako "wspólne" dane stałe (komórka, klasyfikacja), a jako "nie wspólne" dane zmienne zależne od konkretnej sprawy (np. osoba/referent).
