Spis zdawczo-odbiorczy jest podstawowym narzędziem ewidencyjnym przy przekazywaniu dokumentacji (np. do archiwum zakładowego lub między komórkami). Jego celem jest jednoznaczne wykazanie, jakie teczki zostały przekazane oraz umożliwienie ich późniejszej identyfikacji w układzie stosowanym w jednostce.
Najbardziej logicznym i najczęściej wymaganym sposobem uporządkowania pozycji spisu jest układ wg symboli klasyfikacyjnych wykazu akt. Symbole klasyfikacyjne wynikają z przyjętej klasyfikacji rzeczowej, więc porządkują dokumentację w sposób systemowy i powtarzalny. Dzięki temu spis jest spójny z tym, jak teczki są znakowane i odkładane, a pracownik archiwum może szybciej zweryfikować poprawność przekazania oraz wyszukać jednostki archiwalne.
Opcja "zgodnie ze strukturą organizacyjną" bywa kusząca, bo dokumenty wytwarzają konkretne komórki, ale struktura organizacyjna może się zmieniać (reorganizacje, łączenie działów), a spis powinien opierać się na stabilnym kluczu ewidencyjnym. Z kolei układ "tematycznie, a w ramach tematu chronologicznie" jest nieostry: bez formalnej klasyfikacji "temat" może być różnie rozumiany i utrudnia jednoznaczność ewidencji. Odpowiedź "według kategorii archiwalnych" także nie jest właściwą zasadą porządku spisu jako całości: kategoria archiwalna jest ważną cechą teczki (np. dla czasu przechowywania), ale sama w sobie nie tworzy wystarczająco precyzyjnego i zgodnego z wykazem akt układu pozycji spisu.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawia się "wykaz akt" i "symbole klasyfikacyjne", zwykle chodzi o powiązanie ewidencji z przyjętą klasyfikacją rzeczową, a nie o kryteria pomocnicze (komórka, temat, kategoria).
