Spis zdawczo-odbiorczy jest podstawowym dokumentem ewidencyjnym przy przekazywaniu akt z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego. Potwierdza, jakie jednostki archiwalne zostały przyjęte, a jednocześnie stanowi podstawę ich ujęcia w ewidencji archiwum.
Dokumentację dzieli się m.in. na:
- kategorię A – materiały archiwalne przechowywane trwale,
- kategorię B – dokumentację niearchiwalną przechowywaną czasowo (z możliwością późniejszego brakowania).
Kluczowa zasada brzmi: spisy sporządza się oddzielnie dla kat. A i oddzielnie dla kat. B. Dla dokumentacji kategorii B spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w trzech egzemplarzach. W praktyce ma to uzasadnienie organizacyjne: jeden egzemplarz otrzymuje komórka organizacyjna, która przekazała akta (dowód przekazania), natomiast dwa egzemplarze pozostają w archiwum zakładowym (egzemplarz ewidencyjny oraz egzemplarz roboczy, na którym mogą pojawiać się adnotacje, np. związane z brakowaniem).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe? Wskazują liczbę egzemplarzy inną niż wymagana dla kat. B. Najczęstsze źródło pomyłki to utożsamianie kat. B z kat. A (dla której stosuje się inną liczbę egzemplarzy) albo intuicyjne założenie, że "im więcej kopii, tym lepiej". Na egzaminie warto zapamiętać rozróżnienie: kategoria B ma mniej egzemplarzy niż kategoria A, a spisy muszą być prowadzone rozdzielnie.
Dodatkowo warto pamiętać o poprawnym wypełnieniu spisu: powinien zawierać m.in. dane jednostki, numer spisu (numeracja ciągła), znak teczki, tytuł, daty skrajne i liczbę tomów oraz podpisy osoby przekazującej i archiwisty przyjmującego.
