Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA1 - STYCZEŃ 2014 (test 2)



PYTANIE NR 6.
Sprawa dotyczy przyznania w roku 2014 nagrody i prowadzona jest w dziale kadr (DK), przez referenta Andrzeja Kotowskiego. Jest to trzecia sprawa związana z nagrodami, podziękowaniami i listami gratulacyjnymi w tym urzędzie gminy. Na podstawie danych zamieszczonych w tabeli określ, który znak sprawy powinien nadać referent zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
Ilustracja przedstawia fragment instrukcji kancelaryjnej dotyczącej klasyfikacji spraw w urzędzie.
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Znak sprawy w kancelarii urzędu powinien zawierać identyfikator komórki (DK), symbol klasy z wykazu (2160), numer kolejny sprawy w danym roku (3), rok (2014) oraz inicjały prowadzącego (AK). Taki komplet elementów zapewnia jednoznaczną identyfikację i zgodność z zasadami rejestracji spraw.

Pełne wyjaśnienie:

Zadanie sprawdza umiejętność nadawania znaku sprawy, czyli skróconego identyfikatora, który pozwala jednoznacznie powiązać sprawę ze spisem spraw, klasą rzeczową oraz osobą prowadzącą. W typowej konstrukcji znaku sprawy pojawiają się elementy:

  • symbol komórki organizacyjnej – tutaj "DK", bo sprawę prowadzi dział kadr,
  • symbol klasyfikacyjny z wykazu akt/JRWA – w danych jest "2160" dla spraw związanych z nagrodami/podziękowaniami itp.,
  • numer kolejny sprawy w ramach danej klasy w danym roku – skoro to trzecia sprawa, pojawia się "3",
  • rok – "2014", bo wtedy prowadzono sprawę,
  • inicjały prowadzącego – "AK" od imienia i nazwiska referenta.

Odpowiedź "DK.2160.3.2014.AK" zawiera wszystkie te człony w spójnym układzie, więc spełnia wymaganie kompletności i jednoznaczności.

Pozostałe propozycje są nieprawidłowe, bo pomijają istotne elementy: warianty bez numeru kolejnego nie odróżniają spraw w tej samej klasie w danym roku, wariant bez "0" zmienia symbol klasyfikacyjny (inny zakres akt), a wariant bez oznaczenia komórki ("DK") utrudnia identyfikację miejsca prowadzenia sprawy w strukturze urzędu. Na egzaminie warto zawsze sprawdzić, czy znak zawiera: komórkę, klasę, kolejność, rok i inicjały (jeśli takie zasady przyjęto w instrukcji).

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest znak sprawy w urzędzie i do czego służy?
Znak sprawy to identyfikator nadawany sprawie przy rejestracji. Ułatwia wyszukiwanie akt, łączy sprawę z klasą rzeczową (JRWA) i spisem spraw oraz pozwala jednoznacznie odróżnić sprawy prowadzone w tym samym roku.
Jakie elementy najczęściej wchodzą w skład znaku sprawy?
Najczęściej: oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z JRWA, numer kolejny sprawy w danym roku, rok oraz (w wielu jednostkach) inicjały prowadzącego. Dokładny układ zależy od przyjętej instrukcji kancelaryjnej.
Dlaczego w znaku sprawy podaje się numer kolejny sprawy?
Numer kolejny rozróżnia sprawy w tej samej klasie rzeczowej w danym roku. Bez niego różne sprawy miałyby identyczny znak, co utrudnia rejestrację, obieg dokumentów, kontrolę terminów i późniejsze przekazanie akt do archiwum.
Co oznacza rok w znaku sprawy i kiedy się go ustala?
Rok w znaku sprawy to zwykle rok wszczęcia (zarejestrowania) sprawy w spisie spraw. Ustala się go w momencie założenia sprawy, a następnie konsekwentnie stosuje na pismach i w dokumentacji aż do zakończenia sprawy.
Jak rozpoznać, że w odpowiedzi brakuje ważnego elementu znaku sprawy?
Porównaj odpowiedź z typowym schematem: komórka + symbol klasy + numer kolejny + rok + ewentualne inicjały. Jeśli brakuje numeru kolejnego lub symbolu komórki, znak może nie identyfikować sprawy jednoznacznie w spisie spraw.
Czy inicjały pracownika zawsze muszą być w znaku sprawy?
Nie zawsze. W wielu rozwiązaniach inicjały są elementem znaku sprawy, bo wskazują prowadzącego, ale o tym decydują zasady przyjęte w jednostce (instrukcja kancelaryjna/ustalenia organizacyjne). Na egzaminie trzeba stosować się do danych z zadania.
Jakie błędy najczęściej popełnia się przy nadawaniu znaku sprawy?
Typowe błędy to: pomijanie numeru kolejnego, mylenie symbolu klasy (np. zgubienie cyfry), brak oznaczenia komórki, wpisanie samego roku bez klasyfikacji albo stosowanie skrótu niezgodnego z przyjętym formatem w urzędzie.
Jak JRWA wpływa na wybór symbolu w znaku sprawy?
JRWA przypisuje sprawie klasę rzeczową (symbol), która odzwierciedla temat i sposób archiwizacji. Ten symbol jest kluczowym członem znaku sprawy. Jeśli dobierzesz złą klasę, cała sprawa trafi do niewłaściwej teczki i rejestru.
Kiedy w praktyce urzędu nadaje się znak sprawy: przed pismem czy po piśmie?
Znak sprawy nadaje się przy rejestracji sprawy (założeniu jej w spisie spraw), zanim zacznie się prowadzić korespondencję w ramach sprawy. Potem znak umieszcza się na pismach wychodzących i często także na dokumentach wpływających w tej sprawie.
Jak szybko sprawdzić na egzaminie, czy znak sprawy jest kompletny?
Użyj "checklisty" pięciu elementów: komórka, klasa, kolejność, rok, inicjały (jeśli wymagane w zadaniu). Jeśli któryś element nie występuje w proponowanym znaku, odpowiedź jest podejrzana i wymaga ponownej analizy danych z tabeli.
info

Statystycznie 56% uczniów zna prawidłową odpowiedź. średnie

W praktyce zawodowej kluczowe jest to, że znak sprawy w kancelarii urzędu powinien zawierać identyfikator komórki (DK), symbol klasy z wykazu (2160), numer kolejny sprawy w danym roku (3), rok (2014) oraz inicjały prowadzącego (AK).

Materiały:

  • Materiały szkoleniowe z zakresu kancelarii i archiwizacji w administracji publicznej (JRWA, spisy spraw)
  • Instrukcje wewnętrzne urzędu gminy dotyczące znakowania i rejestracji spraw (jeśli obowiązują)
  • Przykładowe zestawy zadań egzaminacyjnych z klasyfikacji i znakowania spraw
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego