Tabela w pracy biurowej powinna być projektowana pod konkretny cel. Jeśli dokument ma pełnić rolę listy uczestników spotkania, kluczowe jest, aby umożliwiał jednoznaczną identyfikację osób oraz przypisanie im funkcji podczas spotkania.
Dlatego odpowiedź "Tabela jest kompletna, nie wymaga żadnych dodatkowych informacji." jest poprawna w kontekście przedstawionej struktury: kolumny "Imię", "Nazwisko" oraz "Rola w spotkaniu" tworzą spójny, czytelny i wystarczający zestaw danych do listy uczestników. Wiersze zawierają przykładowe rekordy (osoby) i konsekwentnie wypełnione pola.
Dlaczego pozostałe propozycje nie muszą być wymagane?
- "…powinna zawierać również adres e-mail uczestników." – e-mail bywa potrzebny w liście kontaktowej lub przy wysyłce zaproszeń, ale nie jest niezbędny, aby tabela była listą uczestników. W wielu organizacjach dane kontaktowe są przechowywane w innych rejestrach (np. książce adresowej, CRM) i nie powinny być duplikowane bez potrzeby.
- "…powinna zawierać również numer telefonu uczestników." – analogicznie, telefon jest przydatny do kontaktu, jednak nie wynika z samej definicji "listy uczestników". Dodanie telefonu może obniżyć przejrzystość dokumentu (więcej kolumn) i powodować aktualizacyjne problemy (numery się zmieniają).
- "…powinna zawierać również datę i godzinę spotkania." – data i godzina dotyczą wydarzenia, a nie pojedynczego uczestnika. Z praktycznego punktu widzenia lepiej umieścić je w nagłówku dokumentu, w tytule, stopce albo w osobnym polu opisu spotkania, zamiast jako kolumnę tabeli osób.
Wskazówka egzaminacyjna: aby ocenić "kompletność" tabeli, zadaj sobie pytanie: co ma być przedmiotem rekordu w wierszu? Jeśli wiersz opisuje osobę, kolumny powinny opisywać cechy osoby istotne dla celu (tu: rola na spotkaniu). Informacje o spotkaniu jako całości zwykle umieszcza się poza tabelą.
