Teczka imprezy turystycznej to zestaw dokumentów potrzebnych do przygotowania, realizacji i rozliczenia wyjazdu. Zawiera materiały, które opisują, jak impreza ma przebiegać oraz jakie świadczenia zostały zamówione i wykonane.
Odpowiedź "paszportów i wiz uczestników wycieczki" jest poprawna, ponieważ są to dokumenty osobiste należące do uczestników. Organizator, pilot lub rezydent może potrzebować pewnych danych (np. do odprawy), ale co do zasady nie jest to dokumentacja, którą "wkłada się do teczki imprezy" jako element akt organizacyjnych. Gromadzenie cudzych dokumentów tożsamości zwiększa też ryzyko nieuprawnionego przetwarzania danych.
Pozostałe odpowiedzi pasują do typowej zawartości teczki:
- "informacji o kontrahentach świadczących usługi" – te dane są potrzebne do koordynacji świadczeń (noclegi, wyżywienie, transport, atrakcje) i rozliczeń oraz do kontaktu w sytuacjach awaryjnych.
- "notatki służbowej pilota wycieczek z okoliczności zdarzenia" – dokumentuje przebieg incydentu i ułatwia wyjaśnienie sprawy, reklamację, analizę ryzyka czy przygotowanie raportu po imprezie.
- "programu imprezy turystycznej" – to podstawowy dokument opisujący harmonogram, świadczenia i założenia organizacyjne wyjazdu.
W praktyce warto zapamiętać prostą zasadę: teczka imprezy = dokumenty organizatora i przebiegu imprezy, a nie "teczka z prywatnymi dokumentami uczestników". To pomaga poprawnie rozróżnić, co należy archiwizować, a co uczestnik powinien przechowywać przy sobie.
