Warto przełożyć urzędowe sformułowania na krótkie komunikaty: kto pisze, czego dotyczy sprawa, co jest wymagane i do kiedy. Dobrze jest wskazać najważniejsze elementy (kwota, termin, konsekwencje) i zapytać, co podopieczny chce zrobić, aby utrzymać jego sprawczość.