Niedobór materiałów ujawniony w magazynie (np. po inwentaryzacji) to informacja, że rzeczywisty stan zapasów jest mniejszy niż stan wynikający z ewidencji. W ujęciu księgowym oznacza to konieczność zmniejszenia wartości aktywów obrotowych, czyli materiałów. Dlatego zapis na koncie "Materiały" wykonuje się po stronie Ma (zmniejszenie aktywów).
Druga strona zapisu powinna ująć "co się stało" z tą wartością: jest to różnica inwentaryzacyjna wymagająca wyjaśnienia i rozliczenia. W praktyce stosuje się konto rozliczeniowe typu "Rozliczenie niedoborów i szkód", na które przenosi się kwotę niedoboru po stronie Wn. Taki zapis pozwala następnie zakwalifikować niedobór (zawiniony/niezawiniony) i rozliczyć go zgodnie z przyjętymi zasadami jednostki.
Dlaczego pozostałe propozycje są błędne?
- "Wn Materiały, Ma Rozliczenie niedoborów i szkód" odwraca sens operacji: zwiększałoby stan materiałów, mimo że niedobór oznacza ubytek.
- Warianty z "Rozliczeniem zakupu materiałów" mieszają dwa różne procesy. Konto rozliczenia zakupu służy typowo do rozliczania dostaw, kosztów zakupu i różnic między ceną zakupu a ewidencyjną, a nie do ewidencji braków ujawnionych w magazynie.
- "Wn Rozliczenie zakupu materiałów, Ma Rozliczenie niedoborów i szkód" nie pokazuje bezpośrednio zmniejszenia aktywów "Materiały", przez co nie oddaje skutku niedoboru w zapasach.
Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: ubytek zapasów = Ma na koncie zapasów, a konto rozliczeniowe (niedobory/szkody) jest po stronie Wn jako etap wyjaśnienia i dalszego rozliczenia.
