W archiwum zakładowym kluczowe jest takie ujęcie dokumentacji, aby dało się jednoznacznie ustalić co przekazano, kiedy oraz z jakiej komórki organizacyjnej, a także aby można było później te akta odszukać i rozliczyć ich obieg. Temu właśnie służy spis zdawczo-odbiorczy – jest on typową i podstawową pomocą ewidencyjną dla akt przekazywanych do archiwum zakładowego po ich uporządkowaniu.
Odpowiedź "spis zdawczo–odbiorczy." jest poprawna, ponieważ ten spis dokumentuje przekazanie jednostek aktowych (np. teczek) z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego i stanowi podstawę ewidencji tego zasobu w archiwum.
Pozostałe propozycje są mylące, bo dotyczą innych etapów pracy z dokumentacją:
- "dziennik podawczy." – kojarzy się z ewidencją wpływającej korespondencji i rejestrowaniem pism w kancelarii, a nie z ewidencją akt już uporządkowanych i przekazanych do archiwum zakładowego.
- "rejestr korespondencyjny." – służy do rejestrowania obiegu korespondencji (pism przychodzących/wychodzących) w toku załatwiania spraw. Nie jest podstawową pomocą ewidencyjną dla zasobu archiwum zakładowego.
- "spis spraw." – dotyczy rejestrowania i prowadzenia spraw w ramach klasyfikacji akt i toku kancelaryjnego. Jest ważny w bieżącym zarządzaniu sprawami, ale nie zastępuje spisu zdawczo-odbiorczego, gdy akta są przekazywane do archiwum zakładowego.
W nauce do egzaminu warto zapamiętać rozróżnienie: narzędzia typu dzienniki i rejestry dotyczą przede wszystkim bieżącego obiegu pism, natomiast w archiwum zakładowym podstawowe znaczenie ma dokumentacja potwierdzająca przekazanie uporządkowanych akt, czyli spis zdawczo-odbiorczy.
