Celem podziału akt osobowych na części jest uporządkowanie dokumentacji tak, aby łatwo było ustalić, jakie dokumenty dotyczą etapu zatrudnienia (przed zatrudnieniem, w trakcie zatrudnienia, po ustaniu zatrudnienia) oraz jakiego rodzaju są to dokumenty.
W praktyce kadrowej część B akt osobowych gromadzi się dla dokumentów związanych z samym zatrudnieniem i jego przebiegiem, a więc także dla takich pism, które pracownik składa pracodawcy, aby umożliwić prawidłową realizację obowiązków płatnika (np. przy naliczaniu wynagrodzeń i zaliczek podatkowych).
Odpowiedź "PIT-2 - oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych" jest poprawna, ponieważ jest to dokument składany pracodawcy w związku z rozliczeniami podatkowymi w trakcie zatrudnienia. Z punktu widzenia organizacji dokumentacji pracowniczej jest to typowe oświadczenie pracownika wykorzystywane w procesach kadrowo-płacowych.
- Odpowiedź "umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy" łatwo pomylić z dokumentami bieżącymi, ale dotyczy ona relacji stron po ustaniu stosunku pracy, więc logicznie wiąże się z dokumentacją związaną z zakończeniem zatrudnienia, a nie z bieżącym przebiegiem pracy.
- Odpowiedź "świadectwo pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia" jest dokumentem, który pracownik może przedłożyć przy zatrudnianiu, ale nie jest dokumentem wytwarzanym w toku aktualnego stosunku pracy. Uczniowie często wybierają ją, bo "świadectwo pracy" brzmi jak dokument pracowniczy, jednak jego funkcja jest inna.
- Odpowiedź "oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę" dotyczy zakończenia stosunku pracy (czynność prowadząca do ustania zatrudnienia), więc nie pasuje do dokumentów gromadzonych jako typowe oświadczenia i dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia w części B.
Wskazówka egzaminacyjna: najpierw ustal, czy dokument dotyczy (1) przyjęcia do pracy i przebiegu zatrudnienia, czy (2) rozwiązania/wygaśnięcia umowy, czy (3) relacji po ustaniu pracy. Dopiero potem przypisz go do właściwej części akt.
