Metryczka nagrania pełni w archiwum rolę podstawowego dokumentu ewidencyjnego dla każdego nagrania przyjętego do zasobu. Jest traktowana jako karta katalogowa główna, na której gromadzi się kluczowe dane identyfikacyjne i opisowe (np. tytuł, autor/wykonawca, datowanie, cechy nośnika, sygnatura).
W praktyce opracowania nagrań metryczkę sporządza się w dwóch egzemplarzach. Uzasadnienie jest organizacyjne:
- Egzemplarz 1 zasila katalog główny (układ podstawowy, np. według sygnatur), czyli główne miejsce ewidencji.
- Egzemplarz 2 służy jako kopia robocza albo do tworzenia katalogów pomocniczych (np. według autorów, wykonawców, tematów), co umożliwia równoległe wyszukiwanie bez ciągłego przemieszczania jedynej karty.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Trzy egzemplarze – to częsty błąd wynikający z przenoszenia na metryczkę zasad znanych z innych dokumentów (np. spisów zdawczo-odbiorczych). Dla metryczki liczba "3" nie wynika z opisanego systemu katalogowania.
- Cztery i pięć egzemplarzy – nadmiarowe sporządzanie kart nie zwiększa proporcjonalnie użyteczności ewidencji, a generuje zbędną pracę i ryzyko rozbieżności między kopiami (gdy aktualizuje się dane tylko na części egzemplarzy).
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy liczby egzemplarzy dokumentu ewidencyjnego, warto powiązać ją z funkcją obiegu informacji (katalog główny + katalog pomocniczy/kopia). To pomaga odróżnić metryczkę od dokumentów przekazania/odbioru, które mogą mieć inną liczbę wymaganych egzemplarzy.
