W magazynie archiwalnym kluczowe jest jednoznaczne i spójne oznaczanie miejsc przechowywania, ponieważ te oznaczenia trafiają do dokumentacji ewidencyjnej (np. inwentarza topograficznego) i do opisów lokalizacji w spisach zdawczo-odbiorczych.
W standardowym, tradycyjnym systemie lokalizacji stosuje się układ hierarchiczny:
- regały oznacza się cyframi rzymskimi (I, II, III, IV…);
- półki w obrębie regału oznacza się cyframi arabskimi (1, 2, 3…)
Przykładowy zapis lokalizacji to: "regał VI, półka 3". Taki zapis ogranicza ryzyko pomyłek (wiadomo, która część oznaczenia dotyczy regału, a która półki) i ułatwia odszukanie akt w praktyce.
Odpowiedź "Cyframi arabskimi." jest błędna w odniesieniu do regałów, bo cyfry arabskie są typowo przypisane do półek. Odpowiedzi "Literami alfabetu greckiego." oraz "Literami alfabetu łacińskiego." nie odpowiadają opisanemu standardowi magazynu archiwalnego i kojarzą się raczej z innymi systemami oznaczeń spotykanymi poza archiwistyką lub w rozwiązaniach wewnętrznych niezwiązanych z tradycyjną praktyką archiwalną.
Na egzaminie warto zapamiętać prostą zasadę: regał = rzymskie, półka = arabskie. To rozróżnienie jest częstym źródłem błędów, gdy miesza się realia archiwów z praktykami magazynów logistycznych.
