Pytanie dotyczy układu pism w ramach jednej sprawy, czyli sposobu ułożenia dokumentów tworzących akta sprawy (np. pismo wpływające, notatki, projekty odpowiedzi, pismo wychodzące, załączniki). W praktyce kancelaryjno-archiwalnej kluczowe jest, aby z samych akt dało się jednoznacznie odczytać kolejność czynności oraz rozwój sprawy w czasie.
Dlatego poprawny jest układ chronologiczny: dokumenty porządkuje się według dat (najczęściej od najstarszego do najnowszego), tak aby odtworzyć ciąg zdarzeń. Taki układ ułatwia:
- szybkie znalezienie pisma inicjującego sprawę i kolejnych odpowiedzi,
- kontrolę terminów i kompletności,
- przekazanie akt do archiwum oraz późniejsze udostępnianie,
- analizę, czy sprawa była prowadzona prawidłowo (np. czy była reakcja na wezwania).
Pozostałe propozycje nie są właściwe dla wnętrza jednej sprawy:
- Układ tematyczny może mieć sens przy grupowaniu wielu spraw lub zagadnień, ale w jednej sprawie prowadzi do mieszania etapów postępowania i utrudnia ustalenie kolejności zdarzeń.
- Układ alfabetyczny bywa używany w wykazach, indeksach, listach osób lub haseł, ale nie w aktach pojedynczej sprawy, bo alfabet nie odzwierciedla toku załatwiania.
- Układ rzeczowy (rozumiany jako podział według zagadnień) dotyczy raczej klasyfikowania dokumentacji do teczek według haseł/klas, a nie porządkowania pism w obrębie jednego postępowania.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pada sformułowanie "w poszczególnych sprawach" lub "akta sprawy", najczęściej sprawdzana jest zasada odtwarzania przebiegu sprawy, czyli chronologia.
