Analiza zagrożeń obiektu wymaga oparcia się na wiarygodnych źródłach danych o tym, co faktycznie dzieje się w obiekcie: jakie incydenty występują, gdzie, kiedy, jak często i z jakim skutkiem. Z tego powodu najbardziej przydatne są dokumenty "operacyjne", czyli takie, które rejestrują zdarzenia, obserwacje oraz podjęte działania.
Właściwy jest wiersz zawierający: dziennik wydarzeń (ciągły zapis zdarzeń), dziennik zmiany (przekazanie informacji między zmianami, ciągłość wiedzy), notatki służbowe (opis spostrzeżeń i okoliczności), meldunki i protokoły (sformalizowane opisy incydentów i czynności) oraz statystyki (zestawienia umożliwiające wykrycie trendów).
Dlaczego pozostałe typy dokumentów bywają mniej użyteczne w tym kontekście? Zazwyczaj dlatego, że nie niosą danych o incydentach albo nie pokazują dynamiki zagrożeń w czasie. Dokumentacja stricte organizacyjna (np. harmonogramy, listy obecności, zamówienia) wspiera zarządzanie pracą, ale nie zastępuje zapisów o zdarzeniach. Z kolei pojedyncze instrukcje czy opisy procedur mówią, jak działać, lecz nie pokazują, jakie zagrożenia rzeczywiście występują i jak często.
W praktyce przygotowując analizę zagrożeń, warto:
- zebrać zapisy z dzienników i meldunków z możliwie długiego okresu,
- wyodrębnić kategorie zdarzeń (np. próby wtargnięcia, kradzieże, akty wandalizmu, awarie),
- zrobić proste statystyki (częstotliwość, miejsca, pory),
- na tej podstawie ocenić ryzyko i zaproponować środki redukcji (proceduralne, techniczne i organizacyjne).
To podejście minimalizuje "zgadywanie" i opiera wnioski na dowodach z dokumentacji prowadzonej w obiekcie.
