KWALIFIKACJA EKA7 - CZERWIEC 2013

W spisie z natury kluczowe jest, aby dane w dokumentacji inwentaryzacyjnej były rzetelne i możliwe do jednoznacznego rozliczenia z ewidencją. Sytuacja, w której każdy składnik towarów wykazano tylko jeden raz, opisuje przede wszystkim eliminację powtórzeń i duplikatów w arkuszach spisowych. Tę cechę określa się jako zasadę jednokrotności – każdy składnik (pozycja spisowa) powinien wystąpić w dokumentacji tylko raz, aby nie zawyżyć stanu zapasów.

Pozostałe pojęcia odnoszą się do innych aspektów jakości spisu:

• Dokładność dotyczy tego, czy ilości i identyfikacja towaru są ustalone poprawnie (np. prawidłowe jednostki miary, właściwe rozpoznanie asortymentu, zgodne przeliczenia). Brak powtórzeń nie gwarantuje, że pomiar/ustalenie ilości było trafne.
• Kompletność oznacza ujęcie wszystkich składników podlegających spisowi (nic nie zostało pominięte). Można sporządzić spis bez duplikatów, ale niekompletny (gdy części towarów nie policzono) – to inne ryzyko niż powtórne wykazanie.
• Istotność to zasada wykorzystywana szerzej w rachunkowości: koncentruje uwagę na informacjach mających znaczenie dla oceny sytuacji jednostki. W samym opisie zadania nie ma mowy o selekcji pozycji według wagi, tylko o tym, że nie powielano zapisów.

W praktyce zasada jednokrotności pomaga uniknąć błędów takich jak: podwójne wpisanie tego samego towaru na dwóch arkuszach (np. w dwóch lokalizacjach magazynu) lub zdublowanie pozycji przez różne zespoły spisowe. To bezpośrednio wpływa na poprawność końcowego wyniku inwentaryzacji i późniejsze rozliczenie różnic.