Dokumentacja kategorii A to materiały archiwalne, czyli akta o trwałej wartości historycznej, prawnej lub dowodowej. Z tego powodu nie podlegają one "zwykłemu" przechowywaniu wyłącznie dla potrzeb bieżących jednostki, lecz powinny finalnie trafić do instytucji odpowiedzialnej za wieczyste zabezpieczenie i udostępnianie zasobu.
W sytuacji likwidacji lub przekształcenia instytucji archiwum zakładowe nie może dalej pełnić swojej roli, a dokumentacja kat. A nie powinna zostać rozproszona ani potraktowana jak dokumentacja o znaczeniu wyłącznie operacyjnym. Właściwym rozwiązaniem jest przekazanie jej do archiwum państwowego właściwego miejscowo, które przejmuje materiały archiwalne do zasobu i zapewnia im profesjonalne warunki przechowywania, ewidencję oraz dostęp zgodnie z zasadami archiwalnymi.
Odpowiedź "prywatnej firmy przechowalniczej" jest błędna, ponieważ komercyjne przechowywanie dotyczy zwykle dokumentacji niearchiwalnej (np. o czasowym okresie przechowywania) i nie zastępuje przejęcia materiałów archiwalnych do zasobu publicznego. Odpowiedź "kancelarii tajnej sukcesora" może brzmieć wiarygodnie, ale kancelaria tajna służy obsłudze dokumentów niejawnych w toku pracy, a nie jako docelowe miejsce dla materiałów archiwalnych kat. A po zakończeniu bytu prawnego jednostki. Z kolei "registratura jednostki organizacyjnej likwidatora" oznaczałaby pozostawienie akt w miejscu przeznaczonym do bieżącego obiegu i przechowywania akt spraw, co nie realizuje celu zabezpieczenia materiałów archiwalnych i prowadzi do ryzyka chaosu ewidencyjnego.
Na egzaminie warto zapamiętać prostą zasadę: kat. A = materiały archiwalne i w sytuacjach granicznych (likwidacja, reorganizacja) należy myśleć o przekazaniu ich do archiwum państwowego, a nie o "przeniesieniu do innej kancelarii".
