KWALIFIKACJA EKA2 - STYCZEŃ 2019

W sytuacji przekształcenia jednej jednostki organizacyjnej w inną kluczowa jest ciągłość realizacji zadań oraz możliwość odtworzenia przebiegu spraw. Dlatego dokumentacja niearchiwalna (czyli taka, która ma określony czas przechowywania i nie wchodzi do zasobu wieczystego) powinna zostać przekazana jednostce przejmującej działalność. Taki następca kontynuuje obsługę spraw, udziela informacji, prowadzi kontrole i odpowiada za prawidłowe przechowywanie akt do upływu okresów retencji.

Dlaczego pozostałe propozycje są błędne?

• Przekazanie do właściwego archiwum państwowego dotyczy co do zasady materiałów archiwalnych (trwałej wartości historycznej). Dokumentacja niearchiwalna pozostaje w obiegu jednostek i podlega przechowywaniu przez czas wynikający z kwalifikacji archiwalnej, a nie przekazaniu "z automatu" do archiwum państwowego.
• Przekazanie do profesjonalnej firmy przechowującej akta może występować jako usługa magazynowania, ale nie zastępuje zasady odpowiedzialności następcy. Nawet gdy korzysta się z zewnętrznego przechowywania, to podmiot przejmujący działalność pozostaje właścicielem/administratorem dokumentacji i decyduje o jej udostępnianiu oraz dalszym postępowaniu.
• Niezwłoczne wybrakowanie nie jest dopuszczalne bez spełnienia warunków (m.in. upływu okresów przechowywania i przeprowadzenia właściwej procedury). Sam fakt przekształcenia nie oznacza, że dokumenty można natychmiast zniszczyć.

W praktyce archiwista powinien dopilnować przekazania akt następcy w sposób uporządkowany: kompletność teczek, zgodność ze spisami, opis jednostek, ciągłość sygnatur oraz potwierdzenie zdawczo-odbiorcze. To minimalizuje ryzyko zagubienia dokumentów i ułatwia rozliczenie spraw po reorganizacji.