Organ administracji publicznej urzędowo potwierdza określone fakty lub stan prawny w trybie wydawania zaświadczeń. Istotą zaświadczenia jest to, że organ nie "tworzy" nowej sytuacji prawnej i nie rozstrzyga sprawy co do jej istoty, lecz potwierdza to, co wynika z posiadanych przez organ danych (np. akt, ewidencji, rejestrów) albo to, co jest znane organowi w ramach jego właściwości.
W praktyce jest to typowa czynność dla obsługi klienta: interesant składa wniosek, bo potrzebuje dokumentu potwierdzającego stan na określony dzień (np. wpis, status, brak zaległości, określone uprawnienie). Kluczowe jest prawidłowe rozpoznanie, że chodzi o potwierdzenie, a nie o rozstrzygnięcie.
- "Postępowania w sprawach sporów o właściwość" dotyczą ustalenia, który organ ma prowadzić sprawę. Nie służą potwierdzaniu faktów, tylko usuwaniu konfliktu kompetencyjnego.
- "Postępowania w sprawach skarg i wniosków" dotyczą sygnalizowania nieprawidłowości lub proponowania usprawnień działania urzędu. Kończą się odpowiedzią/stanowiskiem, ale nie są trybem urzędowego potwierdzania stanu prawnego.
- "Postępowania w sprawach nakładania kar pieniężnych" mają charakter sankcyjny. Ich celem jest wymierzenie kary za naruszenie obowiązków, a nie wydanie dokumentu potwierdzającego stan z rejestru czy akt.
Wskazówka egzaminacyjna: jeżeli w treści pojawia się sformułowanie typu "urzędowo potwierdza fakty" lub "potwierdza stan prawny", najczęściej chodzi o zaświadczenie. Jeżeli jest mowa o nałożeniu obowiązku, zakazu, kary albo o rozstrzygnięciu sporu – to będzie inny tryb.
