Prawidłowe przechowywanie dokumentacji w działalności handlowej polega przede wszystkim na spełnieniu wymogów ochrony i odtwarzalności, a nie na zastosowaniu jednego, z góry wskazanego urządzenia lub miejsca.
Odpowiedź "Przechowywanie w sposób chroniący przed zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych." jest właściwa, ponieważ przepisy nakładają na przedsiębiorcę obowiązek takiej organizacji archiwizacji, aby dokumenty:
- nie uległy utracie lub zniszczeniu (np. przypadkowe wyrzucenie, zalanie, pożar, awaria nośnika),
- pozostały czytelne przez cały wymagany okres,
- nie były dostępne dla osób nieupoważnionych (kontrola dostępu),
- dały się udostępnić lub wydrukować na żądanie uprawnionego organu.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Przechowywanie wyłącznie w formie papierowej." – to zbyt kategoryczne. Dopuszczalne są rozwiązania papierowe i elektroniczne; kluczowe są zabezpieczenia i możliwość odtworzenia, a nie sam nośnik.
- "Przechowywanie wyłącznie w sejfie ognioodpornym." – to również zbyt kategoryczne. Sejf może być dobrą praktyką w określonych sytuacjach, ale przepisy co do zasady nie narzucają konkretnego rodzaju zabezpieczenia (mogą to być np. zamknięte pomieszczenia, kontrola kluczy, system DMS z uprawnieniami, kopie zapasowe).
- "Przechowywanie w chmurze bez zabezpieczeń." – jest sprzeczne z wymogiem zapewnienia bezpieczeństwa. Sama chmura może być dopuszczalna, ale tylko przy właściwych zabezpieczeniach (kontrola dostępu, hasła, szyfrowanie, procedury kopii zapasowych).
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawia się słowo "wyłącznie", często oznacza to nadmierne zawężenie. W obszarze archiwizacji i ochrony danych przepisy zwykle opisują cel (bezpieczeństwo, dostępność, czytelność), a nie jedną technologię.
