W archiwistyce zakładowej dokumentację dzieli się m.in. według kategorii archiwalnych. Kategoria "A" oznacza dokumentację o wartości archiwalnej (materiały archiwalne), przeznaczoną do trwałego zachowania. Kategoria "B" (np. B5, B10, B25) oznacza dokumentację niearchiwalną, dla której określa się czas przechowywania w latach; po jego upływie co do zasady może być ona przeznaczona do brakowania zgodnie z obowiązującą procedurą.
Składnica akt jest rozwiązaniem organizacyjnym, w którym przechowuje się głównie dokumentację niearchiwalną. Z tego powodu poprawne jest wskazanie, że w składnicach akt nie występuje dokumentacja kategorii "A" (czyli archiwalna, wieczysta). Praktyczny sens tej zasady jest prosty: dokumentacja o kategorii "A" wymaga innego trybu postępowania (zabezpieczenia i docelowego przekazania do archiwum) niż dokumentacja "B", która ma z góry ustalony czas przechowywania.
- Odpowiedzi typu B5, B10 i B25 są przykładami kategorii niearchiwalnych z różnym okresem przechowywania. Takie kategorie są typowe dla dokumentacji przechowywanej w składnicy akt.
- Odpowiedź A odnosi się do materiałów archiwalnych, które nie są kwalifikowane do brakowania po określonej liczbie lat, więc nie pasują do roli składnicy akt jako miejsca gromadzenia dokumentacji niearchiwalnej.
W przygotowaniu do egzaminu warto zapamiętać prostą regułę: litera "A" = wartość archiwalna (zachować), litera "B" + liczba = przechować przez wskazaną liczbę lat (a potem rozważyć brakowanie). To rozróżnienie często pojawia się w pytaniach o organizację archiwum i kwalifikowanie dokumentacji.
