Niedobór towarów ujawniony w wyniku inwentaryzacji oznacza, że faktyczny stan zapasów w magazynie jest niższy niż stan wynikający z ewidencji. W treści zadania wskazano, że przyczyną powstania niedoboru był pożar, czyli zdarzenie losowe skutkujące zniszczeniem lub utratą towaru.
W księgach rachunkowych należy wykazać dwa kluczowe skutki takiej sytuacji:
- zmniejszenie stanu towarów – skoro towaru fizycznie nie ma, konto zapasów nie może pozostać na poprzednim poziomie,
- ujęcie niedoboru do rozliczenia – różnica inwentaryzacyjna powinna zostać przeprowadzona przez konto służące do rozliczeń niedoborów, aby możliwe było jej zakwalifikowanie (np. jako strata losowa) i prawidłowe ujęcie w wyniku finansowym.
Poprawny zapis jest więc taki, w którym po stronie kredytowej (Ma) występują "Towary", ponieważ zapasy ulegają zmniejszeniu. Po stronie debetowej (Wn) pojawia się konto "Rozliczenie niedoborów", które pełni funkcję technicznego ujęcia różnicy i umożliwia jej dalsze rozliczenie zgodnie z zasadami przyjętymi w jednostce.
Pozostałe typowe błędne kierunki myślenia to m.in.: księgowanie na kontach przychodów (bo nie ma sprzedaży), użycie kont zakupu (bo nie ma nowego przyjęcia), albo kierowanie zapisu bezpośrednio na rozrachunki (co byłoby uzasadnione dopiero, gdy istnieje pewne roszczenie/odszkodowanie i spełnione są warunki jego ujęcia). W samym momencie stwierdzenia niedoboru kluczowe jest prawidłowe zmniejszenie zapasów i ujęcie różnicy do rozliczenia.
Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: każdy niedobór magazynowy zmniejsza konto zapasów, a drugą stronę zapisu dobiera się zgodnie z tym, czy różnica jest rozliczana przez konto rozliczeniowe, koszty, czy rozrachunki – zależnie od ustaleń i dokumentów.
