Materiał archiwalny (często oznaczany jako kategoria A) ma trwałą wartość historyczną i dowodową, dlatego nie jest przeznaczony do brakowania (niszczenia). Po zakończeniu przechowywania w składnicy akt jednostki organizacyjnej taka dokumentacja jest przekazywana do właściwego archiwum wraz z całą jej treścią.
To, że dokumentacja zawiera dane osobowe, nie zmienia jej charakteru jako materiału archiwalnego. Przetwarzanie danych osobowych w celach archiwalnych w interesie publicznym jest w prawie przewidziane jako szczególny przypadek: zamiast usuwać dane z materiałów archiwalnych, stosuje się odpowiednie środki ochrony (np. ograniczenia dostępu, zasady udostępniania, zabezpieczenia organizacyjne i techniczne).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe lub wprowadzające w błąd?
- "Dokumentacja jest niszczona." – dotyczy typowo dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) po upływie okresu przechowywania i po przeprowadzeniu procedury brakowania. Materiały archiwalne nie są przeznaczone do zniszczenia.
- "Dokumentacja jest przechowywana na miejscu bez żadnych zmian." – pomija obowiązek dalszego postępowania z materiałami archiwalnymi: po zakończeniu przechowywania w jednostce powinny trafić do archiwum, a nie pozostawać bezterminowo "na miejscu".
- "Dane osobowe są usuwane, a reszta dokumentacji jest przekazywana do odpowiedniego archiwum." – sugeruje "oczyszczanie" dokumentów z danych, co narusza integralność materiału archiwalnego i nie jest standardową procedurą. Ochrona danych w archiwach polega raczej na kontrolowanym udostępnianiu i zabezpieczeniach, a nie na usuwaniu treści źródłowej.
W praktyce jednostka przygotowuje przekazanie (uporządkowanie akt, spis zdawczo-odbiorczy, protokół), a archiwum przejmuje materiał na stałe. Na egzaminie warto zawsze najpierw rozpoznać, czy mowa o kat. A (przekazanie) czy o kat. B (brakowanie).
