W momencie wydania samochodu po przeglądzie i naprawie najważniejszym celem obsługi serwisu jest jasne i kompletne przekazanie informacji rozliczeniowej oraz potwierdzenie, co zostało wykonane. Najbardziej praktycznym i "pierwszym" dokumentem, do którego odnosi się klient, jest kosztorys (lub dokument rozliczeniowy oparty na kosztorysie), bo odpowiada na pytania: ile to kosztuje, z czego składa się kwota i jakie prace faktycznie wykonano.
Odpowiedź "wszystkie zapisy widniejące w kosztorysie naprawy." jest właściwa, ponieważ obejmuje m.in. pozycje robocizny, części, materiały eksploatacyjne, ewentualne dopłaty/rabaty oraz uwagi. Taka rozmowa zmniejsza ryzyko nieporozumień i reklamacji wynikających z tego, że klient nie rozumie, dlaczego naliczono daną kwotę.
- "metody zastosowane w czasie naprawy samochodu." – to informacja techniczna, często zbyt szczegółowa. Może być wyjaśniona na życzenie klienta, ale nie jest priorytetem przy wydaniu.
- "sposób weryfikacji części wymienionych w czasie naprawy." – dotyczy kontroli jakości i procedur wewnętrznych. Dla klienta ważniejszy jest rezultat (co wymieniono, dlaczego i za ile), a nie szczegółowy tryb weryfikacji.
- "sposób zamawiania materiałów eksploatacyjnych zastosowanych w czasie obsługi." – to element organizacji pracy serwisu, praktycznie nieistotny z punktu widzenia klienta przy odbiorze pojazdu.
W praktyce dobra procedura wydania pojazdu obejmuje: krótkie podsumowanie wykonanych czynności, wskazanie zaleceń na przyszłość oraz przede wszystkim czytelne przejście przez kosztorys/rozliczenie. Dzięki temu klient wie, co zostało zrobione i jakie są koszty poszczególnych pozycji.
