Wypłata pracownikowi zaliczki na delegację w gotówce jest klasycznym przykładem operacji, która nie zmienia sumy bilansowej, lecz powoduje przesunięcie w obrębie aktywów.
Dlaczego? Gotówka wypłacona z kasy zmniejsza pozycję środków pieniężnych (kasa). Jednocześnie pracownik otrzymuje środki "do rozliczenia", co z punktu widzenia jednostki oznacza powstanie/ wzrost należności (rozrachunków) wobec pracownika z tytułu zaliczki. Ta należność jest również składnikiem aktywów. W efekcie jedna pozycja aktywów maleje, a druga rośnie o tę samą kwotę.
Poprawne jest więc stwierdzenie: "tylko w aktywach bilansu, bez zmiany sumy bilansowej."
- Odpowiedź "tylko w pasywach bilansu, bez zmiany sumy bilansowej." jest błędna, bo sama wypłata zaliczki nie tworzy ani nie zmniejsza źródeł finansowania (kapitałów lub zobowiązań); dotyczy zamiany formy aktywów.
- Odpowiedź o zmianach w aktywach i pasywach zwiększających sumę bilansową pasowałaby do sytuacji pozyskania finansowania (np. kredyt i wpływ środków), a nie do wypłaty zaliczki z istniejącej kasy.
- Odpowiedź o zmianach w aktywach i pasywach zmniejszających sumę bilansową odpowiadałaby np. spłacie zobowiązania środkami pieniężnymi, gdzie aktywa i pasywa maleją równocześnie. W zaliczce na delegację nie ma spłaty zobowiązania, tylko powstaje rozrachunek z pracownikiem.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w treści jest "zaliczka do rozliczenia", zwykle oznacza to konto rozrachunkowe i brak kosztu na tym etapie. Koszty podróży ujmuje się dopiero na podstawie rozliczenia delegacji i dowodów księgowych.
